Lorsque vous avez de nombreuses responsabilités, une bonne organisation de votre corbeille à courrier reste le meilleur moyen de mener à bien vos activités. Pour ranger vos fiches ou vos notes, il peut être nécessaire de recourir à une boîte à fiches.
De nos jours, de nombreuses boîtes à fiches (lisses, grainées…) circulent sur le marché. Pour faire le bon choix, vous devrez prendre en compte le design, la taille ainsi que le nombre de compartiments. Et si vous envisagez de la garder sur le long terme, vérifiez son matériau de fabrication. Grâce à cet article détaillé, découvrez l’essentiel à savoir sur les boîtes à fiche.
Le premier critère à prendre en compte est évidemment les dimensions de la boîte. En effet, tout ce que vous prévoyez de faire avec votre bac dépend principalement de sa taille et de sa capacité. Si votre boîte à fiches est trop petite, il se peut que votre rangement ne se fasse pas comme prévu. Une boîte beaucoup trop grande est aussi parfois trop encombrante. Ce qui va accentuer le désordre.
Il est donc important de connaître au préalable le lieu où vous allez poser votre boîte à fiches. De même, il faudra estimer la quantité de documents que vous allez y mettre. De cette manière, vous pourrez choisir la dimension idéale de votre boîte à fiches. Grâce au couvercle, dont la fermeture est souvent à cliquet, vos documents seront en parfaite sécurité.
Le design
Concernant le côté descriptif, il ne faut surtout pas prendre le look de votre bureau à la légère. Cela a un impact sur votre efficacité au travail. Le fait est que vous travaillerez mieux dans un bureau bien rangé. Vous devrez ainsi faire en sorte que les fournitures que vous utilisez soient les meilleures. Ce qui vous aidera à optimiser votre performance.
Il est essentiel d’avoir un bon goût au moment de choisir la boîte à fiches que vous souhaitez mettre dans votre bureau. Heureusement, vous avez le choix entre plusieurs modèles. Vous n’aurez alors plus qu’à choisir sa capacité, la gamme et la couleur, selon vos préférences.
Le nombre de compartiments
Les compartiments séparent l’intérieur de la boîte à fiches de manière distincte. Cela se fait en fonction des critères ou des catégories qui différencient chacune d’entre elles, c’est-à-dire les critères que vous allez vous-même fixer.
Le matériau
Si votre boîte n’est pas assez solide, il se peut que vous perdiez certains documents lors des travaux de rangement. En règle générale, vous avez le choix entre un modèle translucide et un modèle transparent.
Bien utiliser votre boîte à fiches
Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser l’usage de vos boîtes à fiches aux fonds antidérapants :
Rangez vos affaires de manière efficace
Afin de traiter et de classer efficacement vos dossiers, il faudra les trier méthodiquement. Vous pourrez optimiser l’utilisation de votre boîte en y ajoutant de la méthode ainsi que de la régularité. Si vous le faites pour la première fois, soyez patient et prenez le temps d’effectuer le premier classement. Aussi, faites en sorte de répertorier les documents en fonction de vos besoins. Mettez de côté les dossiers que vous allez traiter dans l’immédiat et ceux que vous conservez pour des besoins futurs.
Mettez en place un système de rangement
Les accessoires qui accompagnent les boîtes à fiches permettent d’appliquer un système de rangement par ordre alphabétique. Vous serez donc en mesure de classer vos documents suivant leur nom. Par exemple, vous pourrez mettre dans une rubrique toutes les paperasses pour lundi, mardi et ainsi de suite. Il est également possible d’allier le système de classement par ordre alphabétique avec celui du classement journalier ou mensuel.
Conservez les documents pour une durée déterminée
Le nombre de papiers que vous voulez garder ou jeter jouera aussi un rôle sur l’efficacité de votre système de rangement. Dans ce cas-ci, il est conseillé de conserver le moins de paperasses possible. En effet, les documents administratifs ont généralement des dates de péremption. De ce fait, renseignez-vous sur leur durée de conservation légale. Ensuite, vous n’aurez plus qu’à les archiver sur un ordinateur.
Équipez votre boîte à fiches de roulettes
Lorsque votre boîte à fiches est pleine de dossiers, il devient difficile de la déplacer. Pour remédier à ce problème, plusieurs personnes décident d’y ajouter des roulettes. L’astuce est simple : percer sur les 4 côtés de la boîte et fixer des roulettes grâce à des vis. Pour plus de résistance, veillez à bien les serrer.
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