Les pochettes de couverture sont des outils de rangement de documents professionnels qui sont tout aussi utiles et nécessaires dans un bureau que les trieurs, les attaches papier ou encore les boîtes à fiches. Elles sont effectivement idéales pour classer et ordonner des documents. De plus, ces accessoires sont conçus pour être le plus simple possible. Vous pourrez aussi archiver ceux que vous n’utilisez plus. Cependant, il est important de choisir ses caractéristiques avec soin afin d’obtenir un produit qui correspond à vos préférences (que ce soit au niveau de la taille ou du type).
Même si une pochette de couverture semble être une fourniture de bureau assez fréquente et facile à trouver, votre choix dépend de vos besoins. En effet, l’achat d’une pochette de couverture prend en compte quelques éléments, notamment :
Il en est de même pour les étiquettes et la couleur.
Il est possible de trouver différents formats et modèles de chemises document. Cet élément devra être choisi selon la taille des documents que vous allez ranger ou classer.
Vous trouverez généralement des pochettes de couverture avec un format A4 chez JPG. Il s’agit d’un format à même de contenir des feuilles de papier de taille standard. Pour des besoins spécifiques, il est aussi possible de trouver des modèles au format A5. Ils peuvent contenir des feuilles avec de plus petites dimensions. Il existe même des chemises document à rabat de format DL pour y ranger des petites œuvres d'art ou vos flyers si vous êtes graphiste ou réalisez des illustrations par exemple.
Si vous souhaitez faire preuve d’efficacité, votre pochette de couverture doit disposer du bon format et de la bonne dimension.
En plus des fonctions de rangement qu’ils permettent, ces équipements peuvent aussi vous aider à protéger le contenu de vos documents. Leur taille doit alors être en mesure de couvrir les dossiers que vous allez y ranger.
Les documents
Une pochette de couverture est une fourniture de rangement vous permettant de ranger divers documents (affiches, photo, rapports, brochures, flyers…). En recherchant votre pochette dans les boutiques, vous devez identifier le type de document que vous allez ranger. En effet, peu importe le type et le format, la contenance d’une pochette de couverture est limitée. Si jamais vous dépassez cette limite, tous vos documents risquent de s’éparpiller en un seul mouvement. De ce fait, il est toujours conseillé d’opter pour des modèles qui peuvent contenir vos documents ainsi que vos dossiers. D’autre part, le modèle que vous choisirez devra vous permettre de facilement accéder à son contenu.
La couleur et les options
En plus des critères précités, vous devrez aussi prendre en compte la couleur de votre pochette de couverture (en particulier si vous envisagez de classer vos documents). En effet, il peut être utile d’opter pour des couleurs et des types de dossiers différents, selon vos besoins. De ce fait, lorsque vous devrez chercher un document précis, il sera plus facile de vous y retrouver.
En plus des couleurs, les intercalaires et les étiquettes peuvent aussi vous aider à classer et à retrouver plus facilement vos dossiers. Pour cela, vous n’avez qu’à noter le contenu de chaque pochette sur les étiquettes. Certains modèles de chemises à rabat bénéficient de ce type d’option. Ainsi, vous devrez choisir en fonction de vos besoins, que ce soit au niveau de la couleur ou des fonctionnalités.
Bien utiliser votre pochette
Voici quelques conseils pour optimiser votre rangement :
Sortir les dossiers qui se sont mélangés
Avant de ranger quoi que ce soit, déposez d’abord toutes les piles de papiers sur une table. Ensuite, sortez les documents qui sont de même nature et optez une couleur de pochette couverture pour eux, et ainsi de suite. Le plus important est que vous puissiez les différencier. Cependant, veillez à ne pas surcharger votre pochette au moment de ranger. Ainsi, lorsque la pochette commence à gonfler ou que les papiers commencent à sortir de leur contenant, prenez une autre pochette de couverture ayant la même couleur.
Préciser le nom du dossier
Avant de ranger les papiers, pensez à bien préciser la nature des documents. Vous pouvez par exemple suivre un mode de rangement personnalisé et rassembler toutes vos factures dans une pochette de couleur jaune. Les contrats, quant à eux, vont être glissés dans une pochette de couleur blanche. Évidemment, ceci n’est qu’un exemple. C’est à vous de choisir la méthode qui vous convient le plus. L’essentiel est de savoir différencier les différents types de documents.
Éloigner les pochettes de tout liquide
Tout liquide (pluie, thé ou même mains mouillées) est à éloigner de vos pochettes de couverture. En effet, si la majorité est faite en polypropylène, il existe aussi des pochettes cartonnées. Dans tous les cas, le liquide qui pourrait s’y infiltrer risque de détruire vos documents. De ce fait, rangez-les dans un lieu sec.
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