Quelle est l’utilité d’un trieur de documents ?

Vous avez déjà essayé un trieur de documents, mais sans succès de bon rangement. Présenté sous la forme d’une chemise à plusieurs compartiments, le trieur de documents est pourtant utile à de nombreuses occasions. JPG vous partage quelques exemples d’utilité d’un trieur de documents !

De l’utilité d’un trieur de documents

Un trieur de documents est une fourniture de bureau à plusieurs compartiments permettant de classer des documents selon un ordre déterminé (alphabétique, numérique ou libre) par des onglets. L’objectif premier d’un trieur à compartiments est de faciliter l’organisation de vos papiers et ainsi gagner du temps dans leur recherche. Voici quelques exemples démontrant l’utilité d’un trieur de documents.

Ranger et organiser ses cours

Que vous soyez lycéen, étudiant ou en formation professionnelle, le trieur de documents vous permet le rangement organisé de vos cours, par matière par exemple. C’est donc une fourniture scolaire importante, car elle permet de garder sur soi les cours et les exercices tout en respectant l’organisation, sans pour autant devoir transporter de lourds classeurs contenant l’ensemble des cours.

Il y a une petite astuce pratique ici : utiliser des copies double ou des pochettes pour séparer les documents d'un compartiment. Par exemple, dans l'onglet « gestion de la trésorerie » de votre formation, glissez le contenu de la formation dans une pochette et les exercices pratiques dans une autre.

Transporter les pièces comptables

Le trieur trouve également son utilité dans le transport de pièces comptables à transmettre à votre expert-comptable. Vous pourrez, par exemple, indiquer sur chaque onglet à quoi correspondent les documents glissés à l’intérieur (facture, fiches de paie, etc.). Ce système de rangement permet de faire le tri et de retrouver facilement les documents rangés par type.

Stocker temporairement le courrier

Il est aussi possible d’utiliser le trieur de documents pour l’archivage de vos courriers. Plusieurs options peuvent s’offrir à vous, voici des exemples :

Utiliser un seul trieur pour l’ensemble des courriers de vos différents fournisseurs. Chaque compartiment correspondant alors à un fournisseur.
utiliser un trieur pour chaque fournisseur, les onglets pouvant servir à déterminer le sujet ou la date de réception.

Il existe aussi de plus grands systèmes de rangement comme le trieur à soufflet qui peut se décliner en plastique pour un rangement bien plus important. Cela vous évitera de devoir jeter des documents.

Accompagner le parapheur

Un parapheur est un type de système de rangement différent du trieur de documents, car il a surtout vocation à traiter les documents à signer. Il sert donc à présenter à un ou une responsable les courriers, contrats et autres documents importants à signer. C’est un peu l’ancêtre de la signature électronique.

Et quand le trieur est plein ?

L’objectif d’un trieur de documents n’est pas l’archivage sur le long terme. Sa capacité de stockage montre rapidement ses limites. La quantité de feuilles est en effet limitée, même pour les trieurs à soufflet.

Lorsque le trieur de documents est plein, l’idéal est de constituer des dossiers de classement dans des boîtes de rangement à l’aide de dossiers suspendus. Le code couleur du trieur laisse alors la place à un titrage des pochettes. Ce procédé vous permettra de créer une organisation valable plusieurs années.

Un trieur de documents, est-ce vraiment utile ?

Pour une organisation rapide et pratique, le trieur de documents trouve réellement son utilité. Ses nombreux compartiments (de 6 à 32) permettent de créer un système de classement personnalisé. Cette fourniture de bureau est donc l’outil idéal pour accompagner les meilleurs conseils de classement.