Comment utiliser un trieur efficacement ?
Il est possible de passer à côté du potentiel d’un trieur de documents si vous l’exploitez mal. Si la première chose à faire est d’en choisir un en fonction du nombre de compartiments, ce rangement dévoile ses richesses avec quelques astuces. Découvrez-les pour savoir comment utiliser un trieur efficacement.
Des astuces pour utiliser efficacement un trieur de documents
Un trieur de documents est une sorte de chemise contenant plusieurs compartiments (de 6 à 32) servant à l’organisation de documents utilisés à la maison ou au travail. Découvrez nos différentes astuces pour utiliser efficacement un trieur de documents :
- Choisissez le bon modèle en fonction de votre besoin. Il existe des trieurs de documents à 6 compartiments, d’autres à 26 avec un classement alphabétique ou encore des trieurs avec 32 intercalaires numérotés ; sans oublier les mixtes, les variantes intermédiaires et les trieurs à soufflet qui permettent un plus grand stockage. Il y a donc un modèle pour tous les rangements dont vous avez besoin.
- ́Évitez de vous fier seulement aux couleurs des intercalaires du trieur. Pour vous retrouver facilement dans la pile de documents, pensez plutôt à utiliser les onglets personnalisables, ils sont nettement plus efficaces, car ils permettent de déterminer la place de chaque pièce.
- Personnalisez les onglets en les titrant en fonction des documents que chaque compartiment accueille. Ce peut être des matières de cours et de formation ou encore des catégories (factures, devis, banque, assurance, recettes de cuisine, etc.). Pour réussir à coup sûr le nommage de vos intercalaires, listez tout d’abord vos idées de catégorie sur une feuille de papier. Vous pourrez alors en déterminer l’ordre.
- Utilisez des pochettes ou sous-chemises à l’intérieur des compartiments pour faire le tri, par exemple, entre les factures énergétiques : une pochette pour EDF, une autre pour GRDF, etc. Cette astuce permet de multiplier le nombre de compartiments.
- Videz régulièrement le trieur de documents en déplaçant les anciens documents dans un lieu de stockage comme un classeur à anneaux, un meuble à dossiers suspendus ou une boîte d’archive. Vous veillerez, bien sûr à utiliser la même organisation. N’oubliez pas que le trieur de document a surtout pour vocation de garder des documents momentanément utiles sous la main !
- Faites le tri dans vos courriers et jetez à la corbeille les enveloppes et les feuilles sans importance. Placez ensuite le nouveau courrier dans le compartiment dédié de votre trieur de documents.
- Pensez à un rangement par ordre chronologique ou alphabétique à l’intérieur de chaque compartiment. Cela peut être utile, par exemple, dans le cas d’une séance d’entretiens avec de potentielles nouvelles recrues. Vous serez certain de ne pas vous tromper d’interlocuteur au moment de récupérer son CV.
La limite du trieur de documents
Le meilleur moyen d’utiliser efficacement un trieur de documents est aussi d’en connaître sa limite. Sa capacité de stockage est en effet plutôt limitée, même pour les versions à soufflet ou valisette. Notre conseil est donc de faire régulièrement le tri dans vos documents.
Il est possible de jeter ceux qui ne servent pas dans le temps, comme les factures de téléphonie ou d’Internet qui n’ont besoin d’être gardées qu’une seule année. Même si vous êtes libre de les conserver plus longtemps bien sûr.
Attention cependant de ne pas vous débarrasser de documents à longue durée de conservation, par exemple :
- PV de stationnement, 3 ans ;
- relevés de compte bancaire, 5 ans ;
- assurance-vie, 10 ans ;
- jugement de divorce, à vie.
Pour tous ces documents importants, notre conseil est de plutôt utiliser une boîte ou un dossier métal à tiroirs. Ils permettent de classer les documents tout en respectant votre organisation.
Alors, la meilleure manière d’utiliser un trieur est…
La meilleure manière d’utiliser un trieur de documents pourrait se résumer en deux points : le dédier aux documents utilisés régulièrement et réfléchir à l’organisation en amont. Le reste des astuces vous permettront de mieux exploiter cette fourniture de bureau incontournable.
Toutes nos questions autour des trieurs
- Qu’est-ce qu’un trieur ?
- À quoi sert un trieur vertical ?
- Quel est le meilleur trieur de documents ?
- Quelle est l’utilité d’un trieur carte ?
- Comment choisir entre trieur et parapheur ?
- Quel trieur choisir pour sa compatibilité ?
- Dans quel cadre opter pour un trieur alphabétique ou numérique ?
- Quelle matière choisir pour son trieur ?
- Quelle fourniture choisir pour classer ses documents personnels ?
- Quelle est l’utilité d’un trieur de documents ?
- Quels trieurs de documents pour un expert-comptable ?
- Comment utiliser un trieur efficacement ?
- Combien de compartiments choisir pour son trieur ?
- À quoi sert un trieur valise ?