Le terme fax renvoie à plusieurs significations : le procédé de télécopie, le document télécopié ou encore le télécopieur lui-même. Chez JPG, nous proposons des télécopieurs (aussi appelés téléfax) et des consommables pour leur bon fonctionnement. Ci-dessous, nous répondons aux questions principales pour découvrir ou redécouvrir les fax.
Qu’est-ce qu’un fax et comment ça fonctionne ?
En 1843, une première demande de brevet est déposée pour valider la transmission de documents à travers les lignes télégraphiques. Le fonctionnement est simple à comprendre, mais compliquer à mettre en œuvre. La machine émettrice lisait le document à transmettre grâce à un stylet se déplaçant sur ledit document. Le stylet effleurait toute la surface du document et se relevait à chaque rencontre avec l’encre enduite de résine sèche. C'est ainsi qu'il reconnaissait les lettres d'un mot. Chaque soulèvement générait une impulsion électrique plus ou moins longue. Les impulsions étaient alors envoyées par ligne télégraphique à la machine réceptrice qui reproduisait le document. Le gain de temps de transmission était considérable !
Plus tard, après la Première Guerre mondiale, apparaît un appareil portatif (l’ancêtre du télécopieur) pouvant fonctionner sur les lignes téléphoniques habituelles. Le télécopieur n’a ensuite cessé d’évoluer en adoptant, entre autres, la lecture optique des documents grâce à laquelle le document est dorénavant « lu » par le biais d’une lumière faisant réfléchir les couleurs du document.
Oui, mais comment les télécopieurs communiquent-ils ? Pour s’assurer de la communication entre les bons appareils, deux systèmes sont mis en place. Le premier consiste en l’utilisation d’un numéro de fax, semblable à un numéro de téléphone. Il permet à l'utilisateur de définir le destinataire sans erreur. Le second système se résume en un code de reconnaissance, les fameux petits sons que l’on peut entendre à la réception. Ces derniers permettent de valider la connexion entre deux appareils.
Les fax existent-ils toujours ?
Les fax existent encore actuellement et ils ont beaucoup évolué. Ce qui tend en revanche à disparaître ce sont les télécopieurs. Avec l'ère numérique et l’avènement de l’ordinateur, de l’Internet et de la messagerie électronique (mail), les télécopieurs se font de plus en plus rares.
Pourquoi les fax existent toujours ? La raison principale de la persistance des documents télécopiés réside en une reconnaissance officielle par la plupart des autorités gouvernementales. Aussi, les fax restent une solution réputée fiable, sécurisée et de valeur juridique. Des qualités qu’apprécient tout particulièrement les ressources humaines, les départements juridiques ou encore les professionnels de la santé, etc.
Cependant, les télécopieurs ont grandement évolué. Ils utilisent dorénavant l’impression laser, la numérisation humérique et sont capables de garder en mémoire les documents reçus. Très pratique en cas de bourrage de papier, d’une cartouche de toner vide ou de manque de papier à imprimer.
Qui envoie encore des fax aujourd’hui ?
Alors que les télécopieurs ont majoritairement disparu des foyers familiaux, ils sont encore beaucoup utilisés par les entreprises et les administrations. Cela s’explique par les raisons évoquées plus haut (reconnaissance officielle, sécurité, fiabilité), mais aussi par le parfait acheminement direct jusqu’au destinataire et un taux de lecture de 100 %. Des prestations d'envoi et de réception difficilement atteignables par la messagerie électronique et les documents PDF en pièce jointe. En effet, les e-mails sont moins souvent lus et les pièces jointes plus rarement ouvertes.
Un autre avantage est à noter concernant les fax. L’utilisation d’un télécopieur est très simple. Il suffit de placer le document dans le chargeur et de composer le numéro de fax. Autre point important, même s’il existe des télécopieurs dédiés, les imprimantes assurent de plus en plus la fonction de télécopieur. Ce qui permet un gain de place dans le bureau et l'utilisation en commun de feuilles généralement au format A4. Le format A3 étant tout de même plus rare.
Comment envoyer ou recevoir un fax sans fax ?
Avec l’ère d’Internet, il est maintenant possible d’envoyer un fax sans pour autant posséder un télécopieur. Il existe de nombreux services proposant l’envoi de fax gratuitement, ce qui est bien pratique pour une utilisation occasionnelle.
Il suffit pour cela de créer un compte chez un prestataire de service fax en ligne. Celui-ci vous octroie alors un numéro de fax virtuel. Chargez ensuite votre document dans l’application, composez le numéro de fax virtuel ou réel du destinataire et envoyez le fax.
Vous pouvez aussi profiter de la réception de fax directement dans votre messagerie électronique. En d’autres termes, il est possible de recevoir et d’envoyer des fax depuis votre ordinateur, téléphone portable ou tablette.
Notez que, contrairement aux pièces jointes, les fax ont pour vocation d’être imprimés, pour la consultation mais aussi pour l’archivage. Vous pourrez d’ailleurs utiliser une machine à relier et des accessoires de reliures en plastique pour réussir de belles reliures. Cela facilite grandement l’archivage.
Si vous avez en revanche besoin de supprimer des documents, utilisez de préférence un destructeur de papier. Ces appareils vous assurent de détruire parfaitement les documents sensibles.
Comment protéger ses fax imprimés ?
Pour protéger vos fax transmis, vous pouvez bien sûr utiliser des pochettes plastiques et dossiers ou encore des porte-cartes de visite, mais il est aussi possible de protéger à vie vos documents les plus précieux grâce à la plastification de document.
Pourquoi plastifier des documents ? Selon l’épaisseur de plastification, vous obtiendrez une plastification allant de très souple à très rigide pour répondre à différents besoins. Une plastification souple est suffisante pour protéger un document de l’eau et des manipulations diverses. Tandis qu’une plastification rigide peut être pratique pour des cartes par exemple. En effet, cela leur permet d’être perforées et classées dans un Rolodex.
Comment plastifier une feuille ? Vous aurez besoin pour cela d’une plastifieuse et d’une pochette plastifieuse. Consultez nos pages dédiées pour savoir :
Chez JPG, nous sommes également experts dans d’autres domaines comme les étiqueteuses et les rouleaux de papier pour terminal de paiement par exemple. Vous pouvez aussi nous joindre pour toute question ou demande de devis.
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