Comment protéger ses documents papier ?

Il existe plusieurs solutions pour conserver au mieux l’état de vos documents en papier. Parmi elles, la plastification de documents, mais citons aussi la numérisation et l’amélioration du stockage. En plus d'accroître la longévité de vos supports, le procédé d’encapsulage permet aussi de faire des économies. Découvrez les conseils de notre expert sur le sujet.

Comment protéger ses documents papier ?

Quelle que soit la nature des papiers à sauvegarder, vous pourrez choisir entre trois techniques :

la numérisation pour transformer les documents en données numériques ;
l’optimisation de l’espace de stockage des documents ;
la plastification pour rallonger la durée de vie des documents utiles.

Que ce soit à la maison ou au bureau, nombreux sont les documents administratifs et professionnels à protéger. La carte d’identité et les badges sont des exemples concrets. Ceci dit, d’autres papiers importants comme les relevés des banques, la copie ou encore les factures font partie du lot. Aussi, selon l’activité que vous exercez, les documents comme les contrats d’assurance ou les instructions incendie nécessitent aussi une protection.

Le choix de la solution dépend des documents à stocker. En tout cas, pour protéger les documents pratiques ou à usage quotidien, la plastification reste l’option à privilégier.

En quoi numériser ses documents permet-il de les sécuriser ?

La numérisation permet de sauvegarder les documents en version numérique. Cette solution présente plusieurs atouts, particulièrement au niveau de la sécurité. D’abord, vous facilitez l’accès de tout le monde aux documents grâce à un logiciel de gestion. De plus, vous avez la possibilité de limiter l’accès à certains dossiers confidentiels.

Vous pourrez également scanner puis numériser les feuilles de papier afin de les détruire, évitant ainsi toute falsification ou perte. En format numérique, vos documents seront en sécurité, avec une copie sauvegardée sur un serveur ou un disque dur.

Quels sont les avantages de la plastification ?

Pour les documents utilisés au quotidien comme les badges, menus de restaurant ou consignes de sécurité, la plastification sera l’idéale. Ce procédé consiste à recouvrir une feuille de papier avec un film de protection pour ensuite coller les bords.

Un document plastifié sera donc étanche, plus rigide et à l’abri de l’usure du temps. La plastification est également une excellente solution pour les documents à usage intensif. D’autres principaux avantages sont à connaître :

améliorer la durée de vie et garantir une meilleure conservation des papiers utiles ;
protéger contre les salissures, les intempéries ou les rayons UV pour les supports extérieurs ;
mettre en valeur le document : rendu lisse et brillant, contraste et couleur accentuées ;
sécuriser et figer une information ;
faire des économies sur le coût du papier et de l’impression.

Comment choisir une machine à plastifier ?

Pour le procédé de plastification, vous devez utiliser une plastifieuse et des pochettes adhésives. En principe, il suffit d’insérer la pochette renfermant le papier dans la machine pour que le document ressorte plastifié.

Selon la fréquence d’usage de l’équipement, vous pourrez choisir entre une plastifieuse à pochette ou à rouleaux.

1. Avec le premier modèle, vous devrez utiliser et choisir une pochette de plastification. Plutôt réservée à un usage occasionnel, cette machine peut aussi être un excellent choix de plastifieuse pour enseignant. Il est aussi idéal pour plastifier vos cartes de visite.

2. Le second intègre déjà un rouleau de film adhésif. De ce fait, la machine à rouleaux peut fonctionner en continu et travailler des documents très longs (bannières, banderoles ou autres). D’ailleurs, il s’agit de la plastifieuse grand format par excellence.

Le choix du système de plastification est important puisqu’il détermine le rendu obtenu. Selon la technique, vous pourrez opter pour une plastifieuse à froid ou à chaud.

1. La plastifieuse à chaud est équipée de rouleaux chauffants qui utilisent la chaleur pour coller les bords du film adhésif. En général, elle nécessite un temps de chauffe, entre une et dix minutes selon le modèle, mais reste pratique.

2. La plastifieuse à froid colle la pochette plastifieuse grâce à la pression. Ainsi, elle s’adresse à ceux qui souhaitent plastifier des documents sensibles à la chaleur comme les photos ou affiches légales.

Sachez aussi que la qualité du rendu dépend de la pochette utilisée. Tout d’abord, vous devez trouver le format qui s’adapte à votre document (A3, A4, A5 ou autre). Par la suite, vérifiez l’épaisseur de la feuille et de la pochette.

Lors de l’achat d’une plastifieuse, il est fortement conseillé de choisir selon votre budget pour une plastifieuse. Si une machine de bureau coûte moins cher, une plastifieuse professionnelle sera plus onéreuse, étant plus grande et plus performante.

Comment améliorer l’archivage des documents physiques ?

L’autre solution consisterait à mettre à l’abri physiquement vos documents en papier. Dans ce cas, il faudra optimiser votre espace d’archivage en investissant dans un rangement sécurisé et adapté.

Pensez aussi aux dispositifs comme les cadenas ou les digicodes afin de sécuriser vos locaux et votre boîte aux lettres. Pour plus de sûreté, vous pouvez installer des systèmes de sécurité : alarme, contrôle, caméras ou éclairage de surveillance.

Mais alors, comment protéger efficacement ses documents en papier ?

D’une part, vous avez la numérisation et l’optimisation de l’archivage pour les documents administratifs à conserver. D’une autre part, la plastification est indispensable pour les papiers nécessaires au quotidien. Quoi qu’il en soit, mieux vaut toujours déterminer vos besoins afin de trouver la bonne solution.

Comment protéger ses documents papier ?