Comment gérer une armoire à fournitures ?

Travailler dans un espace bien rangé est beaucoup plus inspirant que lorsqu'un bureau est encombré. La gestion des fournitures de bureau est une priorité, que ce soit en entreprise ou à la maison. Gérer une armoire à fournitures nécessite quelques astuces, avec du simple mobilier et du petit matériel de bureau, votre plan de travail paraît comme neuf.

La gestion des fournitures de bureau

La gestion des fournitures de bureau est un aspect essentiel pour une organisation du bureau réussie. D'une part, le stock de fourniture doit toujours être disponible afin de ne pas retarder le travail, d'autre part, il est important de savoir où est rangé chaque fourniture afin de s'y retrouver plus vite. Le surstockage est fortement déconseillé, au risque d'encombrer les placards et engendrer des coûts inutiles.

Les fournitures de bureau au travail

Les différents consommables sont répartis dans les catégories suivantes :

Papier (Ramettes de papier, papier kraft, papier couleur, papier imprimantes, etc.)
Classeurs (Standard, à levier, en carton rigide, en plastique, etc.)
Archivages
Caisses de rangement (Caisson mobile, bannettes, corbeilles à courrier, etc.)
Petites fournitures (Agrafeuses, trombones, colles, adhésifs, agrafes, etc.)
Enveloppes (Enveloppes à fenêtre, enveloppes carrées, enveloppes bulles, à dos cartonné, etc)
Matériel d’écriture (Bic, stylos bille, quatre couleurs, marqueur, feutres, plume, etc.)
Cartouches.

La gestion du stock

Pour la gestion du stock de ces consommables, il est important de créer une liste afin d'établir les besoins et réaliser un inventaire. Étudier la consommation moyenne est primordial en se basant sur une consommation passée, pour acheter uniquement les quantités nécessaires. Pour ceci, vous pouvez définir un stock minimum (c'est-à-dire la quantité qui permet de ne pas tomber en rupture sur un article) et un stock maximum (afin de ne pas tomber dans le surstockage).

Le choix des fournisseurs

Cette étape va être très déterminante dans l'achat de vos fournitures de bureau. Plusieurs critères vont pouvoir vous aider à choisir :

Le prix
Les délais de livraison

Un fournisseur peut avoir des prix très intéressants, or si les fournitures mettent trop de temps à arriver ceci pourrait être pénalisant pour votre organisation.

La qualité des produits

Les stylos qui fonctionnent bien et sur le long terme, des cartouches d'encre qui ne sèchent pas rapidement ou encore des agrafes solides, sont préférables pour une qualité de travail optimale.

Les conditions de règlement

Certains fournisseurs peuvent accorder des conditions de règlement plus avantageuses, en effet un fournisseur qui octroie un peu plus de temps pour régler les factures est davantage bénéfique.

La surveillance du niveau de stock

La demande de fourniture ou bon de sortie

Ce document renseigne le nom du demandeur, le service concerné pour les entreprises plutôt importantes, la date et la désignation de l'article avec la quantité désirée. Ce document est utilisé pour le personnel en entreprise.

La partie primordiale dans la gestion de stock est sa surveillance, pour ceci, plusieurs documents vous permettent de connaître vos réserves.

Le bon d'entrée ou bon de livraison

Les bons d'entrée en stock se matérialisent sous forme d'un bon de livraison que l'on doit conserver. Le bon de livraison peut contenir plusieurs références.

La fiche de stock

Ce document peut être écrit à la main ou enregistré sur un tableau Excel, une fiche de stock concerne une catégorie d'article à la fois. Voici un exemple de fiche de stock :

Ramette de papier
Nom du fournisseur Référence Délai de livraison	Stock maximum : 150 Stock minimum : 20 Stock alerte : 30
Date	Mouvement	Entrées	Sorties	Stock
01/05/21	En stock	100	50	50

L'employé administratif d'accueil, le secrétaire assistant ou les salariés à tour de rôle, sont chargés de gérer les stocks de consommables.

Quelles sont les fournitures pour pouvoir ranger son bureau ?

Faire le stock de fourniture, c'est bien, mais le ranger c'est encore mieux. Pour cela, diverses fournitures de rangement sont disponibles pour vous permettre d'organiser au mieux votre espace de travail. Le fauteuil de bureau et le plan de travail ne sont pas les deux seuls meubles à avoir dans sa pièce de bureau, il est important de prévoir un lieu de stockage ainsi que du mobilier de bureau pour un meilleur rangement et classement des divers documents administratifs et l'archivage.

Les archives

Certains documents doivent être conservés plus longtemps que d'autres, en outre trois types d'archivage se distinguent :

Les archives de consultation courante aussi appelées “vivantes”
Les archives intermédiaires aussi appelées “semi-vivantes”
Les archives définitives aussi appelées “historiques”

L'archivage quotidien vous permettra de ne pas vous laisser déborder par la paperasse. Ainsi, chaque dossier concerne une affaire ou un thème administratif. Pour ranger les archives, le plus courant est de classer les dossiers dans des classeurs. Particulier ou entreprise, il vous faut classer les papiers. La seule différence réside dans la régularité.

Les dossiers suspendus

Les dossiers suspendus sont très utilisés pour le classement des différents dossiers administratifs. Ils se présentent sous plusieurs formes puisque le dossier suspendu peut être adapté pour une armoire ou pour un tiroir. En fonction de vos préférences, optez pour le meuble de rangement qui vous sied le mieux.

Avantages du rangement des dossiers suspendus dans une armoire

Une armoire peut être dotée de rails ou de tablettes permettant de porter les dossiers suspendus. Choisissez les dossiers suspendus adaptés pour le rangement en armoire, vous les reconnaissez grâce au positionnement de l'étiquette qui se situe sur le côté afin d’être visible dès l'ouverture de porte du meuble.

Avantages du rangement des dossiers suspendus dans un meuble à tiroirs

Dans un tiroir à dossiers suspendus, vous devez stocker le matériel qui correspond à cette organisation. Pour reconnaître les dossiers suspendus adaptés aux tiroirs, constatez l’emplacement de l’étiquette qui est positionnée sur le haut afin d’être visible au premier coup d'œil à l'ouverture du caisson. Les dossiers suspendus pour tiroir sont également utilisés pour des valises et bacs à dossiers suspendus.

Les caissons mobiles, colonnes de classement ou encore bahuts sont faits de métal ou de bois et se déclinent en une multitude de tailles différentes afin de correspondre à l’aménagement de votre bureau. Les dossiers suspendus se présentent sous plusieurs matières ;

En papier kraft pour une annotation rapide sur le directement dossier,
En plastique, plus résistants dans le temps et réutilisables.

Enfin, tous les dossiers suspendus sont conçus dans un format standard de 24 x 32 cm permettant d'accueillir correctement tous vos documents A4.

Les modules de rangement

Plusieurs formats de modules de rangement sont à disposition. Sur une étagère, dans une armoire ou un placard de votre choix, ils sont très utiles, voire indispensables au quotidien. Après avoir rassemblé vos papiers à l'aide d'attaches papiers, d'agrafes, de trombone, ou de pochettes plastiques pour former un dossier, il est possible de d'insérer ce dossier dans une chemise, sous-chemise, porte-document ou classeur, qui pourra par la suite être classé. Les classeurs fins, cahiers et chemises peuvent être rangés dans :

Des boites de rangement
Des porte-revues
Des porte-magazines
Des petits ou grands caissons

Les modules de classement

Les modules de classement sont les suivants :

Corbeille à courriers
Banettes
Boites de classement de bureau avec étiquette sur la tranche

Ce type de module permet à un document d'être classé en fonction de sa nature et du temps que l'on dispose pour les traiter. Par exemple, un papier administratif qui doit être traité dans l'urgence sera positionné tout en haut de la banette de classement.

Le mobilier de bureau pour matériel informatique

Outre le classement des fournitures administratives, le matériel informatique à besoin de mobilier de bureau afin d'être organisé. L'ordinateur sera évidemment placé sur le bureau. L'imprimante quant à elle, a sa place sur une armoire uniquement dédiée à cet effet afin de désencombrer votre plan de travail.

Le rangement des livres et carnets

Les livres et carnets prennent de la place dans votre armoire, pour les organiser, optez pour des caissons mobiles ou boites de rangement sur lesquels vous pouvez coller des étiquettes déterminant quelle caisse est dédiée à quelle catégorie de livre. Pour mieux vous y retrouver dans votre armoire ou bibliothèque de bureau, dédiez une étagère pour une catégorie de livres, carnets et agendas.

Une étagère pour chaque catégorie de fournitures

Fournitures de rangement ou fournitures de bureau, vos armoires doivent attribuer une étagère à une catégorie de fourniture. Ce mode de rangement est indispensable pour éviter le bazar qui, soit dit en passant, arrive très vite par accumulation. Voici un exemple de rangement pour une armoire à quatre étages :

Carnets/ cahiers	Informatique (clé USB, câbles, souris, tapis de souris)	Enveloppes
Bannettes de classement	Grandes boites de rangements divers, papeterie de bureau	Boite de post-it, notes, bloc-notes
Porte-magazines (classeurs fins)	Classeurs de bureau	Porte-magazines (dossiers, pochettes à rabat)
Réserves des fournitures de bureau dans des caissons

Le bureau est un lieu de concentration, qui doit notamment inspirer le calme et la rigueur. Ceci afin de fournir un travail régulier et de qualité. Vous avez besoin d’un conseil avisé ? Les professionnels chez JPG vous guident vers l'achat de fournitures administratives, petites fournitures ou encore matériel de bureau appropriés à vos utilisations spécifiques. Rendez-vous sur notre site internet et étudiez nos différents articles afin de déterminer vos besoins, dans notre catalogue, découvrez aussi nos :