Comment bien ranger des dossiers à son entreprise ?

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Sur votre surface de travail, au-dessus des meubles de rangement et même sur votre chaise, les dossiers et autres feuilles volantes s’accumulent dans votre bureau. Il est temps de remettre de l’ordre en adoptant une organisation générale et un système de classement pour vos dossiers. Suivez nos solutions pratiques et nos astuces pour bien ranger vos dossiers et adoptez une routine quotidienne de classement au travail et aussi à la maison :

Faire un grand tri des documents sur votre bureau
Classer les documents par ordre de priorité
Réaliser un système de classement pour vos dossiers
Organiser et classer les dossiers informatiques

Faites un grand tri des documents sur votre bureau

Vous ne savez plus où donner de la tête face à la montagne de papiers et autres dossiers qui s’accumulent sur votre poste de travail ou dans votre pièce ? La première étape est de faire un tri organisé de l’ensemble des documents.

Rassemblez toutes les feuilles volantes d’un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat, les chemises cartonnées et les classeurs non classés. Faites un tri optimisé des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.

Classer les documents par ordre de priorité

Ensuite, réalisez deux piles : une pour les documents à traiter et une autre pour les documents à classer ou à archiver.

La première pile concerne généralement les factures, les devis et les courriers exigeant une réponse de votre part ou qui doivent être transmis à une autre administration. Equipez-vous de corbeilles à papier ou de modules de classement empilables. Les trieurs de notre catalogue sont très utiles pour classer les documents administratifs ou comptables à traiter dans la journée ou la semaine.

Posés sur votre surface du bureau, ces articles de rangement sont parfaits pour vous organiser au quotidien.

Réaliser un système de classement pour vos dossiers

Si votre système de classement est un peu bancal voire inexistant, suivez nos conseils d’organisation. Sachez qu’il est essentiel de s’équiper de meubles de rangement pour vous faciliter la tâche.

Créer des catégories et sous-catégories avec des chemises et sous-chemises

Abordons maintenant la partie concrète de l’organisation et du classement de vos dossiers. Le plus important à ce stade est d’adopter une méthode d’organisation simple à suivre au quotidien.

Vous devez établir des catégories générales pour classer vos dossiers. Le type de catégories est propre à votre entreprise et dépend essentiellement de votre activité (juridique, commercial, administration). Ensuite, créez des sous-catégories en fonction des différentes thématiques de la catégorie principale.

A titre d’exemple, nous vous proposons de créer une catégorie « Ressources humaines » puis des sous-catégories pour « contrat de travail », « fiches de paie », et ainsi de suite. Vous pouvez faire de même pour les fournisseurs, les clients, les prestataires de service, ainsi que tous les dossiers administratifs (impôts, Urssaf, Sécurité sociale).

Plusieurs fournitures de bureau sont disponibles dans notre catalogue pour vous aider : pochettes à rabat, chemises et sous-chemises en papier, intercalaires. Notre catalogue dispose de plusieurs gammes de couleurs, de design et de dimensions variées.

Utilisez des outils de rangement

Sur notre magasin en ligne JPG, nous mettons votre disposition une gamme variée d’outils de classement, notamment les porte-vues aussi nommés protège-document. Disponibles en format A4, ces portes-vues vous permettent de ranger vos documents de manière ordonnée tout en les protégeant.

Dans ce type de rangement allant de 80 vues jusqu’à 200 vues, vous pourrez archiver des rapports importants, ou simplement maintenir l’ordre dans votre espace de travail. En cas de déplacement, toujours pour garder vos documents à proximité et faciliter la prise de notes lors de rendez-vous professionnels, vous pouvez avoir recours à un conférencier.

Classer dans les bons rangements de bureau

Une fois choisi le système de classement général, tous les documents classés doivent être rangés à la bonne place. Les documents et dossiers utilisés fréquemment sont conservés à portée de main. Installez sous votre bureau ou à proximité immédiate des meubles à tiroirs (caissons mobiles ou fixes) dotés de dossiers suspendus.

Optez au choix pour un ordre de classement alphabétique, par date ou par code couleur.

Les dossiers à classer ou à archiver peuvent être rangés dans des boites de rangement. Pour organiser encore plus votre espace, placez ces boites dans une armoire de rangement. Les étagères souvent modulables en hauteur peuvent accueillir tout type de rangement de bureau, y compris des compartiments. Installez les charges lourdes en vertical en bas de l’armoire tels que les boîtes à archive, les classeurs à anneaux ou les classeurs à levier.

Installez des racks pour les dossiers suspendus à mi-hauteur. Créez en haut de l’armoire un espace pour les fournitures de bureau (stylos, stylos feutre s, crayons, pochettes transparentes, attaches papier ou attacher à relier) ou éléments légers (pochette CD, fiches, magazines, livres et accessoires).

L’étiquetage des dossiers de bureau

Avant le rangement de vos dossiers dans le meuble de rangement approprié, il est essentiel de l’identifier au préalable. Pensez à inscrire le nom du dossier suivant sa catégorie ou sous-catégorie sur le rabat de la couverture ou sur l’étiquette d’identification.

Organiser et classer les dossiers informatiques

L’organisation de vos dossiers numériques et fichiers informatiques doit aussi faire l’objet de toute votre attention. Commencez par le traitement de vos e-mails en jetant les courriers électroniques inutiles, et en créant des archives virtuelles pour classer les plus importants.

En effet, faites de même pour les données numériques stockées sur votre ordinateur. Créer des dossiers et des sous-dossiers en évitant d’aller trop loin dans l’arborescence de classement. Libérer de la place sur le disque dur vous permet d’y voir plus clair. Vous pouvez stocker les documents archivés dans une clé USB ou un disque externe.

Enfin, organisez l’espace de travail de votre ordinateur en créant des raccourcis directement sur le bureau pour les dossiers utilisés tous les jours. Gain de temps garanti !

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