Outre les aspects essentiels que l’on peut toujours chercher à améliorer, comme la communication interne, ou le confort et l’ergonomie des locaux, la productivité d’une équipe passe souvent par une bonne organisation des bureaux.
Voici nos conseils pour bien organiser vos locaux d’entreprise.
Conseils pour bien organiser les différents espaces de travail en entreprise
Organiser ses documents
Ce n’est pas seulement vrai au bureau : on gagne un temps fou quand on sait où trouver ses affaires. Pour que chaque chose trouve sa place, encore faut-il qu’elle en ait une. Prévoyez des bacs à courriers pour déposer les documents en attente tels que les factures, boîtes à archives, modules de classement et armoires de bureau (si vous manipulez des données confidentielles, pensez à la choisir verrouillable) pour permettre à vos équipes de suivre des procédures bien réglées et de ne rien égarer.
Pensez également à réunir au même endroit les outils correspondant à une même tâche. Par exemple si vous payez par chèque, le chéquier devrait se trouver près des factures, ainsi que les enveloppes, les timbres et les étiquettes de destinataires.
Ranger son bureau
Des études ont montré qu’un espace de travail encombré pouvait avoir une influence négative sur la productivité, alors qu’il suffit de quelques minutes en fin de journée pour mettre un peu d’ordre sur son bureau et dans ses idées.
D’autre part, classer ses documents à l’aide de dossiers de couleur, détruire ses vieux carnets avec une déchiqueteuse, se débarrasser de l’année précédente pour mieux voir venir l’année en cours, est un exercice positif à faire au moins une fois par an.
Enfin, supprimez régulièrement les Post-it qui n’ont plus lieu d’être. Il est difficile de se concentrer sur une idée lorsque l’on on a sous les yeux des Post-it vieux de plusieurs mois. N’hésitez donc pas à vous débarrasser des notes inutiles ou inutilisées, quitte à les réunir en une seule liste ou à les regrouper dans un carnet. Il existe une vaste gamme de Post-it sur JPG, parfaite pour se réapprovisionner.
Dans le Cloud
Numériser des documents importants est un excellent moyen de réduire l’encombrement des bureaux. Un scanner portable vous permettra de numériser une grande partie des documents à conserver sans encombrer vos locaux. Pour organiser vos dossiers numériques et accéder facilement à vos documents, envisagez de mettre en place un logiciel de gestion de documents comme Google Drive. Ou alors, optez pour un logiciel de gestion des contrats tel que Cloudtract, qui vous envoie un rappel lorsqu’un de vos contrats arrive en fin de période. Pour les documents sensibles, il est possible de les sécuriser par un mot de passe protégé ou un réseau crypté.
Dépoussiérer son disque dur
De nos jours, organiser son bureau repose aussi bien sur l’espace réel que l’espace virtuel de son environnement de travail. Il se peut que votre écran d’accueil, ou votre disque dur, bénéficient eux aussi d’une réorganisation. Renommez et déplacez vos fichiers, créez de nouveaux dossiers parents et profitez de parcourir votre disque dur pour stocker les données dont vous ne vous servez plus, ou celles que vous aimeriez sauvegarder. JPG propose une vaste gamme de solutions de stockage de données informatiques, dont des CD-R, RW, des clés USB et des disques durs externes.
Organiser le reste des locaux
La cuisine et la salle de pause font partie intégrante de votre entreprise, et il faut là aussi penser à vous organiser.
Une salle de pause accueillante
Il suffit de peu pour rendre une salle de pause chaleureuse et accueillante. Mettez quelques touches de couleurs ici et là : rideaux, petit électroménager, mobilier. Installez également quelques fauteuils. Il est reconnu que des pauses régulières sont un facteur essentiel de productivité. N’hésitez donc pas à les rendre agréables à vivre.
Une salle de réunion bien équipée
Equipez votre salle de réunion afin d’encourager des séances de brainstorming productives et efficaces. Un vidéoprojecteur et un tableau blanc seront utiles pour développer les idées de chacun.
L’organisation de votre entreprise a un impact important et rapide sur la productivité de votre personnel. Ne faites pas de fausses économies et investissez dans les outils qu’il faut à vos locaux pour être rangés, propres et agréables.
