10 astuces pour organiser efficacement vos bureaux en entreprise
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10 astuces pour organiser efficacement vos bureaux en entreprise

On ne le répètera jamais assez, l’ingrédient essentiel au succès et à l’efficacité d’une entreprise, c’est l’organisation. Quelle que soit votre activité, une société mal organisée risque de perdre des clients, de dilapider son budget ou de diminuer sa productivité. On dit par ailleurs qu’un espace de travail rangé est propice à la créativité.

Voici quelques conseils pour vous aider à mieux aménager vos locaux de façon à mener votre société sur la route du succès.

L’agencement de vos locaux professionnels

  • Considérez l’espace dans son ensemble : pour mieux optimiser l’espace, tenez compte de l’activité des occupants et du bruit qu’ils engendrent, de l’espace occupé par les chaises et les bureaux ainsi que des déplacements entre les meubles.
  • Réservez un lieu au calme : certains travaux ne peuvent se faire que dans le silence, et il y a probablement parmi vos employés des gens qui ne peuvent pas se concentrer dans le bruit. Si un espace décloisonné a ses avantages en termes de communication et de travail d’équipe, il faut également penser à préparer une pièce où le silence est de mise. Investissez si besoin dans des cloisons acoustiques pour séparer les zones où le bruit est inévitable.
  • Utilisez des modules de rangement : les bureaux modernes sont couverts de bricoles qui encombrent et gênent la réflexion. Chargeurs de téléphones et fils électriques, cadenas de casier ou de vélo, sacs à main et sacs à dos, boîtes à thé, casse-croûtes pour la journée, gants, écharpes et bonnets… Mettez des casiers et des porte-manteaux à la disposition de votre personnel pour épurer leur espace de travail.
  • Réunissez les bonnes personnes : cela va sans dire, les membres d’une même équipe travaillent mieux s’ils sont installés à proximité les uns des autres. Si vos employés sont très polyvalents, envisagez de ne pas attribuer de place particulière et d’adopter au contraire la politique du bureau temporaire.
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L’aspect de vos locaux

  • Soignez la décoration et la vision d’ensemble : un bureau bien présenté, organisé, et où la présence de votre marque se fait sentir aura tendance à encourager un travail de qualité de la part de vos collaborateurs. N’hésitez pas à ajouter des couleurs vives et quelques touches créatives et collaboratives, comme une zone de réflexion meublée de canapés, de poufs ou d’un tableau noir, ou bien à utiliser des attaches tableau pour y voir plus clair.
  • Organisez vos papiers et votre archivage : des documents mal organisés équivalent quasiment toujours à une perte de temps et parfois même à de vraies catastrophes si un contrat important vient à disparaitre. Sans dicter à vos employés comment ranger leurs papiers, il suffit parfois d’investir dans quelques tiroirs et armoires pour éviter les déboires.
  • Améliorez la vue : quand on passe ses journées devant un écran, il peut être difficile de se concentrer. Pour donner à ces cerveaux en constante ébullition l’occasion de faire une pause, choisissez quelques images ou peintures de goût pour décorer les murs. Mettez en valeur la vue sur l’extérieur si elle en vaut la peine, ou ajoutez quelques plantes vertes pour égayer les lieux. Si rien n’y fait, essayez d’installer un grand écran de liège où les employés pourront punaiser leurs photos, cartes postales et messages.

 

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  • Recyclez, recyclez, recyclez : non seulement un argument de taille dans la société, le recyclage est de plus en plus apprécié des employés modernes. Au minimum, prévoyez de quoi trier le plastique, le papier et le verre dans la salle de pause et utilisez des ampoules écologiques.
  • Actualisez votre équipement : la vieille imprimante que vous gardez depuis les balbutiements de votre entreprise et le téléphone qui coupe dès qu’on s’éloigne de la base ne sont pas propices à un environnement de travail efficace et productif. Il est peut-être temps d’investir dans une imprimante multifonctions ainsi que dans des téléphones sans fil.
  • Organisez et rangez les bureaux : impossible de penser convenablement si votre bureau est enseveli sous une masse de documents dont la plupart appartiennent probablement à la corbeille. Exigez de chaque employé qu’il range son bureau et trie ses papier le soir avant de partir, et investissez dans du petit matériel de rangement ou du mobilier de stockage pour leur faciliter la tâche.

Même si vous ne choisissez que quelques-unes de ces idées d’aménagement de vos locaux, leur aspect en sera largement amélioré et la productivité et créativité de vos équipes a tout à y gagner.