Quels sont les Dossiers Importants à Garder ?
Guides pratiques

Quels sont les Dossiers Importants à Garder ?

Les entreprises devraient toujours garder une trace de leurs documents officiels importants comme les documents légaux, sociaux et financiers. Si elles ne le font pas, cela peut être problématique d’autant que certains documents doivent être conservé jusqu’à 30 ans (contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers par exemple).Selon la taille de l’entreprise, tout cela peut constituer énormément de papiers à conserver.

Il n’est pas nécessaire de garder des copies physiques de chaque document. La plupart de vos documents officiels peuvent être conservés grâce à la numérisation, que ce soit dès réception dudit document ou après quelques années. Mais assurez-vous que la version numérique des documents est bien complète et que vous avez un moyen de récupérer les données en cas de perte.

Qu’archiver ?

Les dossiers spécifiques à conserver peuvent varier selon la taille de votre entreprise mais voici les principaux :

  • Les statuts de la société : chaque entreprise possède un statut qui lui est propre. Il faut conserver ces documents jusqu’à 5 ans après la radiation au RCS.
  • Les comptes annuels : chaque année, les comptes de l’entreprise sont vérifiés. En résultent des dossiers importants à conserver au moins 10 ans après la fin de l’exercice.
  • Les impôts sur le revenu des sociétés : tous les ans, les entreprises paient elles-aussi des impôts. Les documents qui sont en rapport doivent être gardés jusqu’à 6 ans à partir de la date d’imposition.
  • Les factures dues et payées : Les entreprises ont, elles-aussi, des dépenses et des factures à payer. Il est essentiel de conserver les reçus et les factures 10 ans après la clôture de l’exercice.
  • Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et bénéfices non commerciaux (BNC) : Ces bénéfices engendrés par la compagnie doivent être sauvegardés pendant au moins 6 ans.
  • La Taxe sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées) : Là encore, il faudra penser à mettre de côté ces documents pendant 6 ans.

La liste peut être encore longue et il est conseillé de bien vous renseigner en vous rendant sur le site du Service Public afin d’éviter les oublis. Néanmoins, tous les documents n’ont pas à être conservés physiquement. S’ils ne comportent pas de signature ou de sceau officiel, alors il est tout à fait possible de les numériser et de les garder sur un ordinateur ou un serveur dédié.

Comment archiver ?

Afin de garder vos documents officiels en ordre et facile à retrouver, il faut établir une bonne organisation et un système de rangement efficace. Investissez dans des gammes d’aménagements ou des caissons mobiles pour stocker les copies physiques puis pensez aux disques durs externes pour les archives numériques. Décidez de trier annuellement, semestriellement ou mensuellement. Tout cela dépendra des besoins de votre entreprise, donc demandez conseil à votre comptable, il saura ce qui est important.

Pour garder l’esprit serein et pour sauvegarder les documents importants, optez pour une armoire de sécurité ignifuge. Il est également conseillé de numériser ces documents et de les sauvegarder par mesure de sécurité dans un disque dur externe ou dans le système cloud. Cela vous permettra de toujours trouver ce qu’il vous faut au bon moment.

Une organisation bien huilée est l’assurance d’avoir tous les documents importants sous la main sans perdre de temps, en cas d’inspection ou de conflit légal. Un bon archivage est aussi utile pour étudier l’évolution de l’entreprise au fil des ans.