La fin de l’année approche, il est temps de ranger et trier vos documents ! Peu importe la taille de votre entreprise, il est impératif de conserver une trace de ses documents officiels tels que les documents légaux, sociaux et financiers. Selon la taille de l’entreprise, tout cela peut constituer énormément de papier à conserver. Il n’est pas nécessaire de garder des copies physiques de chaque document Mais comment faire pour archiver les documents qu’il est obligatoire de garder ? Découvrez les conseils de nos experts pour l’archivage de vos divers documents physiques et électroniques !
Quels sont les documents à archiver ?
Chaque entreprise a l’obligation légale de conserver les documents liés à son activité pendant une durée maximale fixée par la loi. Ces délais de conservation, durant lesquels des contrôles peuvent être menés par l’administration, varient selon la nature des documents. Les types de documents administratifs à conserver peuvent varier. Voici les principaux documents et les délais de conservation associés :
| Les types de documents | Les délais de conservation |
| Les documents sociaux : Les statuts de la société |
5 ans |
| Les documents relatifs au compte annuel : Les bilans, les comptes de résultats |
10 ans |
| Les documents liés à la gestion du personnel : Les bulletins de paie, les contrats de travail, les registres uniques du personnel, les déclarations d’accident de travail… |
5 ans |
| Les documents et les pièces comptables : Les livres et registres comptables, les factures client et fournisseur, les bons de commande… |
10 ans |
| Les documents civils et commerciaux : Les documents bancaires, les documents pour le transport de marchandises… |
5 ans |
| Les documents fiscaux : L’impôt sur le revenu, la taxe sur la valeur ajoutée, les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux… |
6 ans |
La liste peut être encore plus longue et il est conseillé de bien vous renseigner en vous rendant sur le site du Service Public pour éviter les oublis !
Quelles sont les techniques pour archiver ses documents ?
Pour archiver efficacement ses dossiers, il est préférable d’établir un processus en plusieurs étapes essentielles :
- Identifier la nature des documents à trier ;
- Procéder au tri et la classification selon la périodicité suivante : annuellement, semestriellement ou mensuellement.
- Choisir le mode de stockage : physique ou numérique.
- Destruction ou classement final.
En suivant ces étapes, vous pourrez non seulement gérer vos différents types de papiers de manière efficace, mais aussi garantir une gestion optimale et sécurisée de vos archives sur le long terme.
De quels outils ai-je besoin pour archiver des documents en entreprise ?
Afin de garder vos documents officiels en ordre et facile à retrouver, il faut établir une bonne organisation et un système de rangement efficace. Pour ce faire, il est important de vous équiper de diverses solutions de classement ainsi que de différents meubles de rangement.
Voici les options les plus courantes :
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Les boîtes d’archives souvent en carton robuste, sont des outils essentiels pour l’archivage organisé et sécurisé des documents au sein d’une petite ou grande entreprise. Leur structure résistante offre un espace de stockage sûr pour une variété de documents, des dossiers aux contrats, en passant par les factures et autres papiers cruciaux. Elles permettent de classer des documents jusqu’au format 24 x 32cm. Ces boîtes peuvent être étiquetées pour une identification plus simple, facilitant ainsi le repérage et la gestion des archives.
Vous pouvez les mettre à disposition dans une salle dédiée aux archives ou en bas d’une armoire pour ne pas gêner le rangement de vos fournitures de bureau. |
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Les boîtes de rangement peuvent servir à la conservation de documents importants et officiels. Disponibles dans une gamme variée de tailles, ces boites offrent de l’adaptabilité pour répondre à divers besoins de stockage. Leur conception robuste garantit la protection des documents contre l’usure du temps et offre une organisation claire et ordonnée pour faciliter la consultation et le rangement. |
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Les armoires de rangement, disponibles dans une variété de tailles et de configurations, elles offrent un espace de stockage polyvalent pour les dossiers, classeurs et boîtes d’archives. Elles sont souvent équipées de portes verrouillables qui renforcent la sécurité en protégeant les documents sensibles et confidentiels. |
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Les étagères de bureau souvent ajustables en hauteur, permettent une adaptation facile en fonction de la quantité de documents à archiver. Leur conception robuste assure non seulement une structure solide, mais également une capacité à supporter des charges importantes, facilitant ainsi le stockage de divers types de dossiers, classeurs et boîtes d’archives. Que votre pièce soit de petite ou de grande taille, ce mobilier de rangement trouve aisément sa place. |
Il est également conseillé de conserver ses documents importants en version numérique et de les sauvegarder par mesure de sécurité dans un disque dur externe ou dans un système de cloud. Cela vous permettra de toujours trouver ce qu’il vous faut au bon moment !
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