Quelques Astuces pour une Entreprise Bien Organisée
Guides pratiques

Quelques Astuces pour une Entreprise Bien Organisée

Vous connaissiez l’importance d’une bonne organisation lorsque vous avez plongé dans le monde professionnel, et vous avez d’ailleurs accompli un travail indéniable. Mais il est toujours possible de s’améliorer. Voici les conseils d’experts pour améliorer encore plus votre productivité.

Chaque chose à sa place

Connaître l’emplacement exact de quelque chose dont vous avez besoin vous fait gagner du temps. Ce n’est peut-être que quelques minutes par jour, mais à la fin de l’année, ces minutes s’accumulent. Selon une enquête menée en 2010 par la Brother International Corporation, un employé passe en moyenne 76 heures par an à chercher des objets ou des documents égarés sur son bureau ou son ordinateur. En termes financiers, la perte de productivité s’élève à environ 160 milliards d’euro.

La première chose à faire est de trouver un endroit pour tous les papiers. L’erreur est de laisser factures et autres documents errer sur le bureau, avant de les déplacer pour les empiler et créer encore plus de désordre.

L’organisation de l’espace de travail est donc essentielle. Prévoyez par exemple un endroit où entreposer tous les documents financiers en attente de paiement. Pensez à y mettre également ce qui vous sera utile pour effectuer les paiements. Par exemple si vous payez par chèque, le chéquier devrait se trouver près des factures, ainsi que les enveloppes, les timbres et les étiquettes de destinataires. Ainsi, lorsque vous devez payer vos factures, vous avez tout ce dont vous avez besoin à portée de main.

N’hésitez pas à investir dans les modules de classement et autres bacs à courrier.

Mettre en place un système et s’y tenir

Il n’est pas nécessaire de garder tout l’historique financier de l’entreprise sur le bureau. Chaque année, archivez l’année écoulée et ne gardez que l’année en cours. Cela concerne encore une fois les factures payées et dues, les chiffres, les chèques impayés, et les relevés de banque. Vous pouvez même vous organiser en mois, en créant des dossiers suspendus par exemple, ne gardant que les documents de janvier, et ainsi de suite pour chaque mois. Ce sera plus facile pour retrouver des factures au bout de quelques semaines. Séparez les factures payées et celles à payer pour plus de clarté. Ainsi cela vous évitera de payer des frais de retard et vérifiez toutes les semaines où en sont vos paiements.

Vous pouvez également glisser dans les archives de l’année, les documents légaux et financiers, afin de clore l’année et aussi les archives. Cela rendra votre travail plus net et plus simple à retrouver.

Dans le cloud

Numériser des documents importants est un excellent moyen de réduire l’encombrement des bureaux. Tout ce qu’il faut est un scanner portable.

Vous pouvez ensuite garder une trace de vos dossiers et récupérer ce dont vous avez besoin en utilisant le logiciel de gestion de documents ou Google Drive, en fonction de vos obligations. Vous pouvez même utiliser un logiciel de gestion des contrats gratuit appelé Cloudtract. Il vous envoie un signal lorsque l’un de vos contrats est sur le point de se terminer.

La numérisation de documents permet de stocker toute sorte de fichiers et de les garder à portée de main pour les jours où ils seront nécessaires. Ils ne prennent pas de place dans les bureaux et vous permettent d’économiser en impression.

Bien sûr, n’oubliez pas de sauvegarder régulièrement vos fichiers, et de les sécuriser avec le stockage par un mot de passe protégé et un réseau crypté. Malgré tout, cela restera un gain de temps important.

Prendre le pli

Ce qui est plus important est de sélectionner les outils et les stratégies qui répondent à vos besoins spécifiques. Le numérique n’est pas pour tout le monde, tout comme le stockage papier. Trouvez la technique la plus efficace pour votre entreprise.

Cela vous permettra de faire un constat sur votre fonctionnement actuel et de voir ce qui peut être amélioré.

Ce n’est pas parce que vous dépenserez de l’argent pour une meilleure organisation que cela fonctionnera. Certains logiciels, s’ils ne sont pas adaptés, ne feront que rendre votre tâche encore plus difficile. Faites donc des recherches et des tests pour trouver le logiciel qui vous conviendra. Et peut-être même que vous n’aurez pas besoin de logiciel du tout.

Gardez bien en tête que vous devez trouver ce qui fonctionnera le mieux pour vous, vos salariés et votre entreprise.