Le nécessaire pour s’organiser au bureau
Guides pratiques

Le nécessaire pour s’organiser au bureau

Une pile de documents sur le côté de votre bureau, des stylos un peu partout, vos tiroirs pleins à craquer, vous ne savez jamais ou se trouve l’agrafeuse et encore moins les agrafes… Est-ce que ces situations vous parlent ?

Vous pensez sûrement que vous n’avez pas le temps d’organiser votre bureau correctement. Pourtant, un espace de bureau propre et ordonné mène à une meilleure productivité, même si cela doit parfois coûter de l’argent.

Organiser votre bureau ne prend pas forcément des jours. Si vous êtes prêt à commencer, les conseils suivants vous aideront à transformer celui-ci en un espace de travail efficace.

Les appareils technologiques

Ces machines ont pour but d’améliorer l’organisation du bureau en économisant de l’espace et en améliorant votre productivité :

Les Smartphones : ces outils sont un très bon moyen de vous donner accès à tout moment à vos documents professionnels placés dans le Cloud et d’avoir constamment votre agenda à portée de main.

Les scanners : de nos jours, les scanners vous permettent de gagner beaucoup de place. En effet, cet appareil vous donne la possibilité de créer des fichiers PDF, de numériser tous vos documents en noir et blanc ou en couleur de manière très rapide. Et pour plus d’efficacité, optez pour un scanner multifonction qui s’occupera des impressions, copies et numérisations.

Destructeurs de documents : un incontournable dans votre bureau, vous permettant de détruire en toute sécurité vos informations confidentielles, ainsi que vos documents juridiques ou tout autres papiers importants.

Fournitures de bureau

Ces produits qui améliorent l’organisation de votre bureau sont toujours très utiles :

Classeurs et dossiers suspendus : les dossiers suspendus ou les classeurs sont des outils très pratiques pour votre organisation. Avec leurs différentes couleurs et leurs étiquettes, rien de plus simple pour classer vos documents.

Boîtes de rangement : ayez des placards et armoires toujours rangés et organisés en effectuant un tri de vos affaires avec des boites de stockage. Il vous sera d’autant plus facile de retrouver ce dont vous avez besoin quand le moment se présentera.

Etiquettes d’identification : elles ne se sont pas uniquement destinées à être apposées sur les dossiers ou classeurs. Servez-vous en pour vos étagères afin d’indiquer ce qu’elles contiennent.

Organisation du bureau : rassemblez vos documents en un même endroit, dans un bac par exemple, jusqu’à ce que vous les classiez, recycliez ou détruisiez. Cela donnera un aspect organisé à votre bureau.

Tableaux : ce sont des outils très utiles en réunion, notamment pour les brainstormings. Cela permet d’avoir les informations sous les yeux et de les modifier aisément si besoin.

Cahiers et classeurs : petits ou grands, ces produits protègent et conservent tous vos documents en un seul endroit. Vous pouvez vous munir de différents cahiers en fonction de vos clients.

Porte-revues : idéal pour classer et organiser tous types de documents. De plus, ils agissent comme décoration sur vos étagères ou votre bureau.

Boites d’archives : vous pouvez les utiliser pour ranger ou conserver à peu près tout ce que vous voulez. Bien sûr, principalement pour y archiver vos documents des mois ou années passés.

Applications d’organisation professionnelle

Il existe aussi beaucoup d’applications liées au business qui pourront vous aider à devenir ou rester organisé. Voici quelques-unes d’entre elles que vous pourrez tester :

Les applications pour conserver vos mots de passe : essayez LockBox ou eWallet, qui vous permettent de stocker et de protéger les informations sensibles telles que les mots de passe et toute autre information confidentielle sur votre Smartphone.

Les applications de cartes de visite : finies les piles de cartes de visites entassées sur votre bureau. Avec l’application CardMunch ou CamCard, prenez une photo de la carte de visite et les données seront automatiquement sauvegardées dans vos contacts.

Les applications pour améliorer la productivité : des outils tels qu’Evernote ou Google Drive, vous permettront de créer et de stocker des documents ou images dans le Cloud, et de créer des accès distants à certains fichiers pour vos équipes de projet ou collègues.

Alors inutile de tergiverser plus longtemps et commencez à vous organiser ! Vous pouvez utiliser certains de ces outils d’organisation de bureau et vous voilà prêt à être encore plus productif.