Garder son entreprise sur les rails pendant les vacances de Noël
Guides pratiques

Garder son entreprise sur les rails pendant les vacances de Noël

Les vacances de Noël, c’est le moment de passer en famille des congés bien mérités. Inutile donc de se faire du mauvais sang pour la santé de votre gagne-pain en votre absence, ou pire, de passer au bureau tous les deux jours pour régler un problème ou vérifier que quelqu’un répond aux clients – ce serait dommage pour votre famille. Pensez plutôt à vous organiser avant de partir pour que le bureau continue de tourner comme une horloge (bien) réglée. Nous avons réuni en une checklist bien pratique les principaux facteurs de congés réussis.

Organiser les vacances du personnel – les entreprises qui peuvent se le permettre, ferment quelques jours à Noël, mais si ce n’est pas le cas de la vôtre, pensez à créer des binômes au sein de vos équipes en leur demandant de ne pas prendre de congé en même temps. Soyez équilibrés, par exemple en autorisant les congés de l’un pour Noël et de l’autre pour le jour de l’An.

Faites en sorte que les dossiers soient rangés là où on pourra les trouver en votre absence – dans des classeurs clairement identifiés, par exemple. Cela va sans dire tout au long de l’année mais c’est particulièrement important pendant les congés de fin d’année puisque le personnel a toutes les chances d’être réduit et les employés restant n’ont pas de temps à perdre. On recommande au moins trois niveaux de classement différents : les dossiers en cours (rangés dans des tiroirs, sur votre bureau), les documents de référence (à portée de main, par exemple dans des caissons) et les archives, dans des cartons ou armoires.

Mettez en place des procédures écrites, auxquelles chacun pourra se référer en cas de doute avant de vous téléphoner toutes les cinq minutes pour savoir où se trouve tel ou tel document.

Classez votre boite de réception. Si votre adjoint ou collègue a besoin d’y accéder, autant qu’il trouve rapidement l’email qu’il recherche et de préférence, sans avoir besoin de vous contacter. C’est valable aussi pour votre agenda – s’il est à jour, il sera plus facile à quelqu’un d’autre de prendre un rendez-vous à votre place pour la nouvelle année.

Pour éviter les coups de téléphone intempestifs du bureau, il peut être utile de préciser qui peut vous déranger, quand, pourquoi et par quel biais (email, SMS, appel téléphonique). Et sachez que déléguer est un travail de longue haleine, qui se pratique tout au long de l’année. Si vous décidez le 20 décembre de déposer toutes vos responsabilités sur les frêles épaules d’une secrétaire inexpérimentée, il est probable qu’elle vous donne sa démission le jour du réveillon. Choisissez soigneusement votre bras droit, travaillez ensemble tout au long de l’année et assurez-vous que le reste de votre équipe soit au courant de son rôle.

Vous pourrez alors profiter de vos congés sans culpabiliser ni être dérangé en plein réveillon, et votre famille n’en sera que plus reconnaissante.