Votre espace de travail ressemble-t-il à un champ de bataille ? Vous passez plus de temps à chercher un dossier, un stylo ou un classeur, plutôt qu’à travailler concrètement ? Il est temps d’organiser son bureau pour retrouver une bonne productivité. Place à un bureau organisé avec les bons meubles de rangement et outils de classement. Avec un peu d’huile de coude et nos conseils avisés, vous allez vite devenir un expert du rangement de bureau ! Nos conseils :
- Faites le vide sur votre espace de travail
- Mettre en place des outils de rangement sur le bureau
- Aménager votre bureau avec des meubles de rangement malins !
- Les solutions de classement pour l’intérieur des meubles
- Faire le tri des documents numériques
Faites le vide sur votre espace de travail
Votre bureau disparaît sous un amoncellement de papiers imprimés, de documents commerciaux et autres rapports ? Les piles de pochettes à rabat et de classeurs à anneaux penchent-elles dangereusement vers le vide ? Avant de vous lancer dans le rangement proprement dit, il est indispensable de faire un tri drastique, voire un ménage par le vide.
Il est essentiel de passer en revue tous les documents présents (rapports, notes de service, dossiers) et de jeter à la poubelle les papiers qui ne sont plus utiles. Faites de même avec les fournitures de bureau usagées (stylos feutres, crayons, marqueurs).
Suite à cette phase de nettoyage et de tri, seuls doivent être présents sur le plan de travail, votre ordinateur et la souris. Les documents conservés doivent être immédiatement classés et ordonnés selon la méthode de votre choix (thématique ou date par exemple).
Pour vous aider, utilisez les outils de classement à l’efficacité déjà démontrée dans toutes les entreprises : chemises et pochettes à rabat, sous-chemises de couleur, classeurs à anneaux pour le classement et classeurs à levier pour l’archivage. Enfin, apposez des étiquettes d’identification ou utilisez directement un stylo feutre pour identifier les contenus classés.
Mettre en place des outils de rangement sur le bureau
Une fois que vous avez fait place nette sur le plan de travail, passez un petit coup de chiffon pour enlever la poussière et les saletés éventuelles. A présent, vous pouvez aménager un espace minimaliste pour vos documents classés, en posant des corbeilles et/ou des boîtes de rangement. Petite astuce, rangez en verticalité en les superposant pour gagner de la place !
Pour les petites fournitures (agrafeuse et agrafes, trombones, stylos et crayons), utilisez un pot à crayons et un organisateur de tiroir de rangement. Un must pour disposer dans des compartiments adaptés des petits objets qui ont tendance à disparaître fréquemment.
Le but de cette étape est d’éviter de se retrouver avec la même pagaille voire pire, les semaines suivantes.
Aménager votre bureau avec des meubles de rangement malins !
Pour devenir un pro du rangement, il vous faut adopter les bons réflexes. A savoir, que chaque dossier, chose ou objet doit avoir une place attitrée dans votre environnement de travail.
Pour vous aider à aménager un espace de rangement au cordeau, il existe de multiples solutions de rangement.
Notre conseil en matière de méthode d’organisation est la suivante : vous devez penser à l’optimisation de l’espace.
- Les dossiers et documents utilisés au quotidien doivent être à portée de main. Nous vous suggérons l’emploi d’un caisson mobile, un meuble à tiroirs astucieux qui se glisse facilement sous le bureau. Certains modèles disposent de tiroirs de rangement aménagés avec des racks pour dossiers suspendus. Vous n’avez pas la place sous l’espace de travail ? Installez un meuble bas à côté de votre bureau ;
- Les livres et les objets de décoration peuvent être exposés dans une bibliothèque de bureau. Quant aux boîtes à archive et aux classeurs à levier, vous pouvez installer la classique armoire de rangement ou une étagère de bureau. Optez pour des modèles d’armoire à porte battante ou à porte coulissante en fonction de l’espace disponible autour du meuble de rangement ;
- Autre idée de rangement, utilisez la hauteur sous plafond d’une petite pièce avec des étagères murales. Vous pouvez y disposer des classeurs ou des dossiers importants ;
- Les brochures et magazines professionnels peuvent être exposés sur un présentoir mobile ou fixe ;
- Les clés de l’entreprise trouvent une place idéale dans une armoire à clés ;
- Les objets de valeur et les documents confidentiels peuvent être protégés des tentatives de vol ou des yeux indiscrets en installant une solution de rangement sécurisée. Généralement, une armoire ou un meuble de rangement muni d’une serrure peut suffire à vos besoins. Cependant, selon le volume à entreposer ou la valeur des biens à stocker, il peut être judicieux de poser un coffre-fort entreprise, un coffre-fort mural ou une armoire forte.
Découvrez les solutions de classement pour l’intérieur des meubles
Une fois l’espace de travail débarrassé en surface des documents et des fournitures qui traînent, vous devez vous occuper de l’intérieur des placards. N’oubliez pas, une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place.
Plusieurs outils de rangement sont à votre disposition. Bacs ou boîtes de rangement, boîtes à archive, tiroirs supplémentaires pour bibliothèque peuvent vous aider à organiser et à classer l’ensemble de vos papiers et documents. D’autre part, sur certains modèles de meuble de rangement, vous pouvez moduler la hauteur des étagères au contenu stocké.
Faire le tri de vos documents numériques
Après le tri de vos documents physiques, faites le ménage de vos fichiers numériques contenus dans votre ordinateur. En premier lieu, direction la boîte e-mail qui contient le plus souvent un volume d’e-mails inutiles. Créez des dossiers virtuels et archivez les e-mails importants. Le superflu est jeté dans la corbeille (n’oubliez pas de la vider définitivement !).
Faites de même avec les fichiers numériques stockés sur votre ordinateur. Les documents conservés peuvent être archivés et sauvegardés sur un disque dur externe.
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