Que vous soyez artisan en fromagerie, start-up écologique ou PME spécialisée dans la vente en ligne, l’envoi de vos produits par le biais de colis postaux fait probablement partie de votre quotidien.
La bonne arrivée à destination d’un colis en bonne et due forme, au contenant intact et préservé, et ce sans faire exploser les frais d’envoi (que vous ne manquerez pas de facturer à vos clients) est le casse-tête classique du patron moderne.
Nous avons réuni pour vous quelques tuyaux pour vous aider à vous organiser.
Nos conseils pour gérer votre emballage et vos frais de port en entreprise.
Les technologies des envois professionnels :
A partir d’un certain volume, il convient d’investir dans quelques appareils qui vous permettront de gagner du temps. Ces différents appareils vous permettront de faire des économies.
La machine à affranchir
Une machine à affranchir fiable permet de calculer les frais postaux exacts et précis de chaque colis, évitant ainsi les erreurs coûteuses. Il est possible de la louer ou de payer un abonnement mensuel qui comprendra en outre les frais d’entretien.
Le pèse-lettres numérique
Pour les grosses commandes, pesez le contenu du colis afin de vous assurer que vous n’êtes pas en surpoids. Préférez une machine robuste avec certification de précision et équipée d’un port USB pour interagir avec votre logiciel d’expédition.
Le logiciel d’expédition
Si de nombreux transporteurs fournissent leur propre logiciel de gestion des expéditions, il est possible de personnaliser vos processus en achetant le vôtre. Quitte à investir, choisissez un système compatible avec le plus grand nombre possible de vos données internes et avec suivi du colis (vos clients sauront ainsi où se trouvent leurs colis et quand espérer la livraison).
Le lecteur / Scanner de code-barres
C’est un bon moyen de gagner du temps et limiter les erreurs. Vous pouvez installer un lecteur de code-barres connecté directement à votre poste de travail via un port USB. Pour les entrepôts plus vastes, un modèle portable (certes plus cher et nécessitant d’être rechargé régulièrement) offrira davantage de flexibilité.
L’imprimante pour code-barres
Pour imprimer des codes-barres de manière efficace et en grande quantité, une imprimante thermique DYMO® XL ne nécessite pas de cartouches d’encre.
Un ordinateur réservé aux expéditions
Si vous réalisez un volume important de commandes à distance, envisagez de dédier un ordinateur exclusivement à vos envois et auquel vous pourrez connecter de nombreux périphériques sans manquer de ports USB.
Les astuces d’emballage
Billes de calage, papier bulle et chips de polystyrène : pour assurer la livraison de vos produits en bon état, cantonnez-vous aux méthodes testées et éprouvées.
Le choix du contenant
Choisissez une boîte ou enveloppe adaptée au produit, en sachant qu’il est recommandé de laisser un peu d’espace entre le contenant et le contenu pour lui permettre d’absorber les mouvements pendant le transport. Pensez aussi à l’accès : le client vous sera reconnaissant d’avoir fourni une ouverture facile.
Il existe de nombreux matériaux pour remplir le vide laissé dans la boîte, une fois le produit mis en place. Faites le bon choix pour des envois bien protégés :
- Le papier bulle est un excellent moyen de remplir l’espace. Il permet d’amortir les chocs, il est léger, facilement réutilisable et dispose parfois de technologies spécifiques à chaque utilisation (auto-adhérence, anti-statisme, etc). Notez cependant qu’il ne s’adapte pas à la forme de la marchandise et n’empêche pas les produits de se déplacer pendant la livraison. Attention aux joueurs : une fois éclatées, les bulles ne sont plus d’aucune utilité.
- Les billes de calage, ou chips de polystyrène, sont légères, remplissent l’espace de manière efficace et protègent bien la marchandise. Elles présentent toutefois des inconvénients : elles donnent un aspect désordonné au colis, sont très électrostatiques (elles existent aussi en version antistatique), difficiles à réutiliser, à stocker et même à détruire.
- Le papier de calage est une bien meilleure alternative aux billes de calage et offre suffisamment de rembourrage pour les petits articles. Choisissez un papier épais qui ne s’abîmera pas facilement. Prenez une feuille, chiffonnez-la et mettez-la dans le colis. Le résultat est plus joli que du papier journal et facilement réutilisable.
Pour choisir l’emballage, tenez compte de l’image que vous donnerez de votre entreprise au moment de l’ouverture du colis. Si les envois internes souffriront d’être rembourrés à l’aide de papier journal, l’expédition de produits à vos clients nécessitera qu’on soigne un peu plus la présentation.
Les colis fragiles ou délicats
Qu’en est-il des produits extrêmement délicats et fragiles, des documents juridiques importants ou des articles très lourds ? Voici quelques éléments à prendre en compte pour une protection renforcée de vos colis.
- Objets fragiles. Ajoutez une couche supplémentaire de protection autour du produit, telle que du papier bulle. Remplissez l’espace vide avec une autre couche de papier bulle, ou des chips de polystyrène. N’oubliez pas d’indiquer la fragilité du colis avec un autocollant bien visible à l’extérieur. Si vous envoyez plusieurs petits objets, rembourrez-les puis enveloppez-les tous ensemble de façon à ce qu’ils ne se perdent pas dans le rembourrage. Vous pouvez même acheter un kit de protection pour porcelaine et verre, couvrant ainsi toutes les bases.
- Documents. Les documents importants doivent être intacts à l’arrivée. Utilisez des enveloppes matelassées aux coins renforcés, des enveloppes en carton ou des tubes en carton pour vos documents. Enfin, pour les documents de valeur, n’oubliez pas de souscrire une assurance transport.
- Produits très lourds. Les envois lourds, comme les meubles, œuvres d’art ou livres, peuvent bouger pendant le transit. Il faudra penser à les stabiliser pour ne pas les endommager. Protégez vos meubles avec des feuilles d’emballage ou des draps pour minimiser les chocs et les éraflures. Il est également conseillé d’utiliser du ruban d’emballage robuste.
En suivant ces simples astuces de professionnels, vos colis sont plus susceptibles d’arriver en bon état.
