5 astuces administratives pour gagner du temps
Guides pratiques

5 astuces administratives pour gagner du temps

Que l’on soit un chef d’entreprise débordé, une secrétaire envahie par les courriers indésirables ou un chef d’équipe en mal d’organisation, un peu de structure dans le travail ne peut que simplifier les choses. Un peu d’organisation vous permettra d’éviter de perdre du temps à chercher un document important ou à chercher ce que vous avez à faire aujourd’hui. Le temps passé à vous organiser pourra ainsi vous aider à optimiser votre travail et vos journées n’en seront que plus sereines.

Découvrez quelques idées et astuces d’organisation qui vont peut-être vous changer la vie :

On ne l’a pas assez répété, pour avancer de manière efficace, il faut s’organiser. Investissez dans des modules de classement et commencez par trier les documents qui s’accumulent sur votre bureau, prévoyez aussi un bac à courrier (ou plusieurs si vous partagez votre bureau avec des collègues),

Faites une liste de tâches à effectuer, sans oublier d’inclure la date limite, et essayez de ne pas vous en éloigner. Vous pouvez aussi organiser votre travail sous la forme de deux bacs, intitulés « A faire » et « Fait ».

Organisez aussi votre temps, sans oublier de compter un temps de préparation pour les rendez-vous et réunions lorsque c’est nécessaire. Vous pouvez le faire avec un agenda papier ou électronique, ou avec un planning magnétique ou effaçable, plus pratique si vous travaillez en équipe. Pour chaque rendez-vous, posez-vous immédiatement la question de savoir si vous aurez besoin de monter un diaporama ou des documents spécifiques, et ajoutez une ou deux heures de préparation au planning.

N’accumulez pas les documents anciens sur votre bureau. Classez-les soigneusement dans des boites à archives et rangez-les dans une pièce dédiée. On y voit plus clair sur un bureau rangé, et cela vous permettra de ne pas vous disperser et de vous concentrer sur un projet à la fois.

Organisez votre espace de travail. A l’ère du numérique, vous n’avez sans doute pas besoin de la vingtaine de stylos et correcteurs éparpillés sur votre bureau, mais un chargeur de téléphone, une agrafeuse, une corbeille à papier ainsi qu’un chargeur d’ordinateur portable, facilement accessibles sont en revanche très importants. Si vous constatez que vous devez vous lever régulièrement pour accéder à vos outils, c’est qu’il est temps de réaménager votre espace (en rapprochant la corbeille, par exemple).

Dans votre nouveau bureau libéré des papiers inutiles qui l’encombraient, vous aurez la place et le temps de donner libre cours à votre productivité et à votre créativité, et votre travail ne s’en trouvera que plus agréable et satisfaisant.