Au quotidien, les entreprises doivent gérer des correspondances professionnelles variées pour traiter l’ensemble de leurs activités. Lettres commerciales, documents comptables, brochures publicitaires… Si certaines tâches administratives sont désormais gérées sous format électronique, les envois postaux restent incontournables pour la plupart des entreprises.
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Quels sont les différents types de correspondances professionnelles ?
Il existe différents types de courriers professionnels qui dépendent en partie du secteur d’activité, du service et de l’objectif de la communication.
Les correspondances commerciales
Ces courriers concernent les documents formels adressés à d’autres entreprises, à des clients, des partenaires ou des collaborateurs. Les correspondances commerciales regroupent les lettres d’affaires, les contrats et factures et peuvent être accompagnées de dossiers ou brochures.
Ces plis à caractère formel et souvent confidentiel doivent assurer une présentation impeccable. On privilégiera notamment la qualité des matières, des coloris sobres et une grande opacité pour les enveloppes.
Les communications marketing et publicitaires
Ces courriers peuvent être de différents formats et se caractérisent généralement par des envois à un large public et par la mise en valeur du message. L’objectif est d’attirer l’attention du destinataire avec des formats et coloris variés. Catalogues de services, flyers promotionnels, présentation d’une nouvelle collection ou formule… Les supports sont multiples.
Ces correspondances nécessitent généralement un système de fermeture rapide pour gagner du temps lors de la mise sous pli. Plusieurs formats et types de papier peuvent être utilisés selon le caractère de la communication.
Les correspondances administratives
Ces courriers sont expédiés la plupart du temps aux salariés ou aux clients et comprennent des éléments comptables et contractuels. Le papier blanc recyclé ou standard est souvent privilégié, avec un grammage classique de 70 g/m2 ou 80 g/m2. On le complétera ensuite d’une enveloppe professionnelle avec un cachetage solide pour sécuriser les informations et une grande opacité.
Les formats d’enveloppe les plus utilisés pour ces correspondances sont les DL, les C6 et C5/6. Certaines communications privées entre l’employeur et les salariés, comme des contrats, pourront nécessiter des enveloppes d’expédition spécifiques. S’agissant d’informations confidentielles, elles sont expédiées dans des enveloppes opaques, munies parfois d’une fenêtre qui permet de faciliter la lecture du nom et des coordonnées du destinataire.
Les courriers événementiels et cartes de vœux
Vous organisez un événement et souhaitez envoyer des cartons d’invitation ? Les courriers événementiels se distinguent par le caractère festif, attractif et élégant des messages. On adresse généralement des lettres personnelles que l’on peut rédiger à la main, parfois sur des papiers de couleur.
En période de fêtes, un employeur peut adresser des cartes de vœux à ses salariés, à ses relations professionnelles et à ses connaissances pour renforcer les liens. C’est une manière aussi de maintenir le contact avec des relations d’affaires et de renouer les échanges pour établir de futures collaborations.
Les correspondances internes
Enfin, certaines communications internes, comme des rapports, notes de service ou travaux d’intendance, peuvent faire l’objet de correspondances entre services. Des enveloppes internes et autres fournitures de bureau comme des tableaux d’affichage ont une fonction essentielle en entreprise en renforçant le partage d’informations entre vos collaborateurs.
Quelles fournitures choisir pour traiter vos correspondances professionnelles ?
L’utilisation de fournitures adaptées permet d’assurer une communication sans fautes à toutes les occasions. Suivez nos conseils pour organiser votre stock.
Les enveloppes en papier
Vous trouverez dans notre catalogue de nombreux modèles d’enveloppes en papier, mais aussi des enveloppes kraft et pochettes. Certaines enveloppes grand format sont spécifiquement conçues pour l’expédition de feuilles A5 ou A4. D’autres possèdent des soufflets pour accueillir des documents volumineux comme des dossiers.
Il existe également des gammes avec fenêtre qui offrent une meilleure lisibilité du nom et de l’adresse. Consultez notre sélection d’articles pour voir toutes les catégories de fournitures dédiées aux courriers et aux expéditions.
Tenez compte aussi des différents systèmes de fermeture qui doivent être choisis en fonction du volume de publipostage et des machines dont vous disposez. Les pattes gommées sont idéales pour la mise sous pli automatique, les pattes autocollantes ou les auto-adhésives à bande de protection sont indiquées pour les envois manuels.
Les pochettes d’expédition en carton, en plastique et matelassées
Certaines pochettes d’expédition sont étudiées pour le conditionnement d’objets fragiles. C’est le cas des enveloppes à bulles et matelassées et des enveloppes en carton. Pour les pièces plus volumineuses, vous pouvez choisir de rembourrer vos colis de papier d’emballage. Nous vous proposons aussi une sélection spéciale d’emballages pour livre, parfaits pour protéger vos ouvrages des aléas du transport.
Pour l’expédition de documents professionnels, les enveloppes à dos droit en carte rigide font preuve d’une grande praticité. Des gammes en plastique avec intérieur noir existent aussi pour garantir à vos destinataires un meilleur niveau de confidentialité.
Les accessoires complémentaires
Chez JPG, nous proposons une large sélection de papiers et de petites fournitures pour compléter vos achats. Vous trouverez notamment de nombreux types de papiers de différentes tailles, couleurs et grammages, des adhésifs et tampons encreurs.
Spécialistes en fournitures pour entreprise, nous sélectionnons des matériels de qualité qui répondent à vos besoins professionnels. Mobiliers pour vos outils informatiques, corbeilles à papier, agrafeuses et stylos, nos collections s’enrichissent régulièrement de nouvelles références.
