Une amélioration de l’espace de réunion conduit automatiquement à une meilleure efficacité au travail. Il est donc important que cet espace soit équipé et aménagé comme il se doit. Une fois amélioré, il encourage les employés et les clients à avoir des conversations plus productives et des collaborations plus fructueuses. Cela influence également le bien-être au bureau et le succès de manière générale. Voici les étapes pour optimiser au maximum votre espace de réunion.
Bien s’équiper
Le premier point est l’équipement dont vous aurez besoin de vous munir pour mener à bien vos réunions. Avec la démocratisation du télétravail, il arrive souvent que les collaborateurs ne soient pas tous réunis physiquement lors des réunions. Ou autre problème, les clients ne peuvent pas toujours se déplacer. Pour pallier ce type de problématiques, les espaces doivent être parfaitement équipés afin de ne pas perdre de temps. Il vous faudra donc :
- Un projecteur, pour faciliter au maximum les partages d’écran
- Un micro et haut-parleur, un indispensable lors des réunions avec une ou plusieurs personnes à distance
- Une caméra de visioconférence, idéal car les personnes à distances peuvent visualiser la salle de réunion
Bien s’éclairer
L’éclairage a également un impact majeur sur l’énergie et l’humeur des collaborateurs. Dans la mesure du possible, favorisez la lumière naturelle car elle permet de régler correctement l’horloge biologique. Cette horloge cyclique de 24 heures est aussi appelée rythme circadien et a pour but de réguler les moments de la journée. C’est notamment grâce à elle que vous savez à quel moment de la journée il est temps de dormir, manger ou travailler. Elle a donc un effet sur la production d’hormones et est capitale pour être en bonne santé. Elle réagit également à la lumière du jour et les éclairages d’une pièce peuvent jouer ce rôle. Il est donc préférable d’éviter d’utiliser des lumières fluorescentes.
Pour une salle de réunion, il est important que l’éclairage soit suffisant. Munissez-vous donc :
Avec un éclairage d’au moins 4000 Kelvins. Pour plus d’informations sur les différents éclairages, consultez notre guide sur les lampes de bureau.
Bien s’installer
Ensuite, pour un espace de réunion parfaitement ergonomique, il vous faut le matériel adéquat pour être correctement installé. Vous devez vous munir de tables mais aussi de chaises peu encombrantes pour aménager votre salle. Pour plus de confort, il est recommandé d’opter pour des chauffeuses. Il s’agit du type d’assise le plus confortable pour assister à des réunions de plusieurs heures.
Les réunions sont souvent synonymes de brainstorming, et pour aider les collaborateurs à développer leur créativité, il est préférable de s’équiper de mobilier aux couleurs vives. Ces dernières ont également pour bienfait d’améliorer le bien-être au bureau des collaborateurs.
Pour favoriser la circulation sanguine, améliorer la productivité et la concentration, les réunions peuvent aussi se faire debout. Vous aurez donc besoin de tables hautes ainsi que de tabourets de bar pour que chacun soit libre de s’asseoir ou non lors des réunions.
Le petit plus
En supplément de l’équipement, vous pouvez aussi installer dans votre salle de réunion de quoi vous désaltérer. Cela est un bon moyen de recevoir des clients, fournisseurs, ou collaborateurs et rendre la réunion plus conviviale. Vous pouvez installer dans un coin de la pièce :
Grâce à ces différents conseils, vous serez en mesure d’aménager un espace de réunion optimal.
