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6 conseils pour optimiser la productivité des bureaux partagés et le bien-être des employés

L’espace de travail moderne est en pleine évolution et le temps où les employés occupaient un bureau attitré est en pleine mutation. Selon le cabinet d’analyse informatique IDC, près de 40 % des travailleurs sont passés au travail en mobilité partiellement ou totalement. Pourtant, le travail en mobilité présente des défis. Dans une récente étude, Dell a constaté que plus d’un tiers des employés à l’échelle mondiale considèrent que le travail à distance altère l’esprit d’équipe.

Le système de bureau partagé peut favoriser la création de passerelles entre le travail à distance et le travail de bureau. Puisque ce principe implique de partager un même espace de travail avec plusieurs personnes, il ne s’agit plus de bureaux permanents mais de postes de travail temporaires. Les employés s’installent aux bureaux disponibles au moment où ils arrivent.

Lorsqu’il est bien conçu et mis en œuvre de façon réfléchie, le principe des bureaux partagés offre une véritable plateforme collaborative, diminuant ainsi le sentiment d’isolement des travailleurs et renforçant la culture d’entreprise. Les bureaux partagés permettent également aux petites et moyennes entreprises d’optimiser l’espace, en diminuant le nombre de bureaux inutilisés.

1. Encourager les employés à personnaliser leur poste de travail du jour

Tous les employés aiment personnaliser leur bureau avec des figurines, des photos de famille et leurs fournitures de bureau préférées telles que des stylos et des cahiers. Le système de bureau partagé peut rendre cela difficile, au risque de laisser place à des postes de travail froids et impersonnels. Un livre blanc de Leitz indique : « Les bureaux deviennent des surfaces sans âme plutôt que des espaces avec une touche personnelle et originale. »

Faites en sorte qu’il soit facile pour les employés de personnaliser leur poste de travail temporaire. Fournissez-leur des tiroirs, des casiers ou des meubles classeurs pour ranger et mettre à l’abri leurs affaires. Pensez aux bacs empilables pour optimiser l’espace de stockage disponible et pour que les employés stockent et transportent facilement leurs affaires préférées vers leur nouveau bureau, tout en maintenant leur poste de travail propre et rangé.

2. Concevoir les postes de travail de façon à donner la priorité au confort

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Selon un article de recherche de Kensington, l’ergonomie est le défi numéro un pour la mise en place de bureaux partagés. Il est essentiel de pouvoir régler et ajuster votre fauteuil, votre bureau et votre écran.

Commencez par investir dans des fauteuils ergonomiques de qualité avec des accoudoirs, un dossier et une hauteur réglables. Des accessoires de bureau peuvent en outre améliorer le confort et la productivité des travailleurs. Par exemple, le système Smart-Fit de Kensington comprend des supports pour ordinateurs portables, des dossiers, des tapis de souris et des repose-pieds pour aider les employés à régler rapidement leur poste de travail temporaire le matin et être aussi confortablement installés que possible toute la journée.

3. Stimuler la collaboration grâce à des espaces communs flexibles et confortables

Une étude européenne d’IBM a constaté que les personnes qui travaillent souvent à distance signalent des problèmes de collaboration et de communication avec les autres. Un bureau propice à la collaboration incite les travailleurs à y passer plus de temps, que ce soit pour des réunions de réflexion ou simplement pour renforcer les relations avec leurs collègues.

Selon un livre blanc de Leitz : « La conception n’est pas seulement une question d’environnement, c’est aussi une question d’ambiance, de comportements et de culture d’entreprise. » Rendez les espaces communs accueillants à l’aide de sièges confortables et invitant à la relaxation. Accrochez des tableaux blancs pour permettre aux équipes de se rassembler autour du même espace et de réfléchir. Le grand tableau blanc Nobo est optimisé pour accueillir les réflexions et projets des employés grâce à la suppression de l’espace inutilisé en haut et en bas et à l’ajout d’espace supplémentaire sur les côtés pour qu’aucune idée novatrice ne soit laissée de côté. Placez des marqueurs pour tableau et des notes adhésives à proximité. Ces petites modifications peuvent stimuler la collaboration et renforcer la culture d’entreprise.

4. Intégrer de la couleur pour la continuité

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Le principe de bureau partagé est un moyen efficace d’utiliser l’espace, mais vous risquez de finir avec des espaces ennuyeux et peu chaleureux. Si votre bureau paraît trop fonctionnel, il ne sera pas un lieu de travail chaleureux et accueillant.

Pour résoudre ce problème, il suffit d’incorporer de la couleur à l’ensemble. Les recherches ont montré que le bleu stimule la créativité, alors que le rouge peut renforcer l’attention aux détails. Ajoutez des rangements, des accessoires et des meubles colorés pour que votre espace de travail soit comme une extension de la marque de votre organisation. Utiliser des boîtes et autres accessoires colorés pour l’organisation peut égayer le bureau.  

5. Favoriser un environnement de travail propre

Après l’ergonomie, l’hygiène est le deuxième principal problème que rencontrent les employeurs pour les bureaux partagés. Les bureaux et le matériel de bureau, notamment les claviers, peuvent figurer parmi les objets les plus sales de vos locaux.

Lorsque de nombreuses personnes partagent les mêmes bureaux, il est important que chacun nettoie son poste de travail et désinfecte tout avant de partir. Faites en sorte qu’il soit facile pour les employés d’avoir de bonnes pratiques d’hygiène en fournissant des lingettes désinfectantes et des gels pour les mains et en faisant circuler ce guide utile pour garder les espaces propres

6. Équiper le bureau avec des fournitures de bureau indispensables

Malgré les progrès en matière de technologie et de travail mobile, vos employés ont toujours besoin de fournitures de bureau. Le livre blanc intitulé Work is Where You Are de Leitz rappelle : « N’oubliez pas que l’employé de bureau traite encore en moyenne plus de 10 000 pages de papier par an. »

Approvisionnez votre espace de classement ou d’expédition en agrafeuses, perforateur de bureau, ciseaux, bannettes et autres éléments essentiels. La gamme WOW de Leitz propose ces différents éléments dans une variété de couleurs pour rendre votre espace plus chaleureux et accueillant.