La technologie actuelle permettant d’archiver de façon très pratique et sécurisée toutes les données numériques, il est légitime de se demander si la méthode traditionnelle consistant à utiliser des copies papier a toujours lieu d’être… Si beaucoup d’entreprises visent le bureau sans papier et les archives complètement numérisées, ce n’est pas le cas de toutes les sociétés et nombreux sont encore les secteurs (juridique, médical) où les PME montrent une certaine réticence à éliminer leurs documents papier.
Après tout, le papier peut brûler, jaunir ou tomber entre les mauvaises mains, mais l’univers numérique, avec sa corruption de données, ses virus, ses suppressions accidentelles et ses échecs de logiciel n’a rien à lui envier.
Au bureau ou à distance, professionnels ou privés, confidentiels ou publics, nous avons tous besoin d’accéder facilement, rapidement et en toute sécurité à nos documents et à nos données.
Qu’il s’agisse de dossiers concernant vos fournisseurs ou vos clients, de fichiers comptables ou de bons de commande, de prototypes secrets ou de vos coordonnées bancaires, rien n’est plus important que d’assurer la confidentialité du contenu de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre mobile, mais aussi de vos armoires de bureau.
Conseils pour sécuriser vos données en entreprise et lors de voyages d’affaires
Sécurité numérique
Dans le train, à l’hôtel ou sur un salon professionnel, mais aussi directement sur votre réseau d’entreprise, pirates et hackers n’hésitent pas à recourir à tous les moyens pour accéder à votre base de données, obtenir une copie de vos documents les plus confidentiels ou s’emparer de votre numéro de compte.
Pour protéger leurs serveurs, les organisations de prestations et de produits multimédia et informatiques sont équipés de systèmes plus ou moins high-tech et constamment mis à jour. Si ces solutions ne sont pas à la portée de toutes les bourses, il reste cependant possible de se protéger avec des moyens plus accessibles. Nous avons réuni quelques idées pour vous aider à faire en sorte de ne pas partager votre numéro de carte bleue avec tous les autres passagers de votre ligne de métro.
- Distribuez vos données – séparez vos données entre un serveur local, des serveurs à distance (les fameux « Cloud » sont contrôlés par des organisations qui mettent en œuvre des moyens importants et sophistiqués pour protéger vos données derrière un mot de passe à toute épreuve) et des systèmes de stockage externes (une clé USB protégée par un mot de passe, par exemple, qui a l’avantage supplémentaire de pouvoir accéder aux données sans être connecté à Internet, à condition de ne pas égarer la clé…).
- Protégez les documents confidentiels par un mot de passe individuel – de nombreux logiciels vous permettent de choisir un mot de passe sans lequel il ne sera pas possible d’accéder à un document (pensez cependant à le partager avec vos employés impliqués dans le projet concerné). Ainsi, même si un hacker obtenait une copie du document en question, il est probable qu’il ne pourra pas y accéder sans connaitre le mot de passe.
- Compliquez vos codes d’accès – repensez vos mots de passe. Au lieu d’un mot, inventez une phrase, échangez des mots ou des lettres, insérez des chiffres… Mieux encore, utilisez une clé à double authentification qui n’autorisera l’accès à votre ordinateur à personne hormis vous-même. Pensez également à protéger par des mots de passe tous les documents confidentiels.
- Protection de votre webcam – cachez votre webcam derrière une petite gommette. Certains hackers sont capables de lancer votre webcam sans votre permission (quelle idée terrifiante !), mais de cette façon ils ne verront rien d’autre que le dos de l’étiquette.
- Surveillez votre Bluetooth – désactivez l’option Bluetooth, sauf en cas de besoin. Le Bluetooth est une mine d’or pour les pirates informatiques, leur permettant d’accéder au contenu de votre mobile ou encore de votre tablette à votre insu. Sauf lorsque vous en avez vraiment l’utilité, éteignez-le.
- Utilisez des réseaux wi-fi sécurisés – méfiez-vous des connexions wi-fi dans les lieux publics et les cyber café. Pour ouvrir un document confidentiel, préférez votre bureau ou votre domicile.
Sécurité physique
- Détruisez les données sur papier avec un – au bureau, chez vous ou dans votre sacoche, évitez de conserver des documents contenant des informations confidentielles ou importantes. Certains hackers n’hésitent pas à faire les poubelles pour obtenir des informations qu’ils pourront ensuite utiliser lors de vos déplacements.
- Armoires verrouillées – une armoire de bureau fermée à clé peut parfois s’avérer plus efficace que tous les logiciels pare-feu et autres mots de passe. Après tout, même le plus malin des hackers informatiques aura du mal à lire les plans de votre dernière invention si ceux-ci sont verrouillés dans une armoire. Pour des documents particulièrement délicats ou important, envisagez une armoire de sécurité ou un coffre-fort pare-feu qui protègera vos archives contre les dégâts physiques tels qu’un incendie ou une inondation.
- Regardez autour de vous – avant d’étaler un contrat confidentiel sur la tablette du train, assurez-vous d’abord que personne ne vous observe de trop près.
Les documents papier et numériques peuvent habilement coexister et se soutenir mutuellement. Pour mieux conserver et stocker les données, il est recommandé de combiner les avantages et les inconvénients des deux solutions. Ainsi, les outils électroniques deviendront un excellent moyen de pouvoir y accéder à distance, de manière rapide par tous les employés, mais en cas de défaillance du système, des copies seront également disponibles dans des archives ou locaux prévus à cet effet.
